문화예술 운영 노하우

e나라도움 활용 포함

김경섭 지음

봄봄문화기획 2023년 03월 15일 출간

작품소개

책소개

예산 반납 없는 운영하기
사업 운영에서 예산 집행은 목적에 맞게 예산되고 집행되어야 합니다. 기획 또는 교부신청서 단계에서 예산표를 잘 작성하고 예산에 따라 집행해야 합니다. 예산은 목적에 맞게 집행해야 한다고 했는데, 목적에 맞지 않은 것들을 몇 가지 살펴보겠습니다. 첫째, 예산표에 기재하지 않은 내용은 불인정 됩니다. 둘째, 보조금 카드가 아닌 개인 신용카드 사용도 안 됩니다. 셋째, 거래 시 정확한 서류 첨부가 필요하며, 실물 영수증이 첨부돼야 합니다. 넷째, 재료비 등 집행금액에 따라 비교견적서 등이 필요합니다. 다섯째, 증빙이 필요한 것에 대한 사진 및 서명이 누락되면 안 됩니다. 기타 단체 내부거래가 엄격히 제한되어 있습니다. 내부거래란 운영 대표나 가족 간의 거래를 말합니다. 여기에 작성하지 않은 다양한 내용들이 많으나 사업 운영 전에 충분히 문의 후 집행하길 바랍니다.

사업운영 워크숍
사업 예산이 많거나 집행에 어려움이 있을 것으로 판단되는 사업들은 주관기관에서 사업운영 워크숍을 진행하기도 합니다. 워크숍에서는 <사업운영 지침서>를 책 또는 파일화해서 제공되기도 합니다. 만약 이런 워크숍이 없거나 지침서가 제공되지 않는 것은 기본 운영방법을 따르거나 문의해서 준비해야 합니다. 보통 운영 워크숍은 대규모 사업들로 운영단체가 많거나 참여 운영시설이 많을 경우가 대부분입니다. 그만큼 사업비가 많고 운영이 복잡하다는 반증입니다. 여기서 다뤄지는 내용은 사업 집행 시 유의사항, 사업 관리, 보조금 예산 편성, 보조금 교부신청, 집행, 사업계획 변경, 보조금 정산 등입니다. 또한 사업운영 관련 서식도 필요시 제공됩니다. 요즘은 국고보조금 운영관리지침이 따로 있고, e나라도움 사용 매뉴얼 등이 제공되기도 합니다.

정산에 도움 되는 운영
기획안이 통과돼서 사업을 하는 과정은 서로 관련되어 있어서 기획 단계부터 사업 내용과 예산을 함께 고려해야 합니다. 운영 및 집행은 반드시 정산과 연결되어 있기 때문에 집행할 때 정산을 염두에 두고 해야 합니다. 정산 과정에서 보완 및 수정이 가능하지만 관련 사진 및 영수증 등 당시에 처리할 것을 놓치면 곤란한 일이 발생할 수 있습니다.

이나라도움에 예산 올리기
이나라도움을 활용하는 운영자라면 교부신청을 하면서 이나라도움 온라인 사이트에 보조비목, 보조세목에 맞게 예산을 먼저 등록해야 합니다. 이것은 앞으로도 이 예산에 맞게 사용한다는 의미이며, 이 예산표에 따라 사업비를 집행하고, 정산할 때도 확인하기 때문입니다.

이나라도움 이라는 변수
이나라도움 사이트는 기획안이 공모사업이나 지원 사업에 선정된 이후부터는 사업 운영에 변수가 되고 있습니다. 큰 사업은 여기서 운영 서류 및 영수관련, 행정서류, 집행 자료를 등록한다고 생각하면 됩니다. 그러므로 운영 및 집행 자료는 파일화해야 하며 한글파일(hwp), 문서파일(pdf), 기타 이미지 파일(jpg, png) 등으로 변환해서 업로드 합니다. 사업을 운영 및 집행하는 사람은 행정적인 서류 및 회계 업무도 같이 겸비해야 합니다. 아니면 여기에 대해 잘 아는 사람을 채용해야 합니다.

예산대로 이나라도움 집행하기
보조비목, 보조세목 외에 세부 산출내역에 기록 된 사업 목록을 정한 예산을 이나라도움에 비목, 세목 그대로 집행해야 합니다. 처음에 이나라도움에 예산을 등록했기 때문에 예산이 초과되면 더 이상 등록이 되지 않습니다.

사업운영을 잘해야 정산이 편하다
사업 운영 및 집행을 잘하면 정산 시 효과적으로 진행이 될 것입니다. 그러나 서류가 빠져 있거나 양식에 맞지 않으면 다시 보완하도록 요청이 옵니다. 지금까지 오래 동안 사업을 해온 필자는 정산 때는 의례적으로 보완 요청이 올 것으로 생각하고 편하게 기다리는 편입니다. 그렇지 않으면 이 일이 많은 스트레스가 되기 때문입니다. 강사비를 집행하더라도 많은 서류가 준비돼야 합니다. 업로드할 서류는 컴퓨터 폴더에 번호를 붙여 만들어 미리 준비해 보관합니다. 예를 들어 1-수수료 지급내역, 2-출강확인서, 2-1 업무확인서, 3-원천징수 증빙자료, 4-개인정보동의서, 5-신분증 통장사본 등입니다. 강사 개인별로 이 과정 서류를 이나라도움에 업로드하고, 최종 이체 합니다.

운영에 필요한 사업운영지침서
사업 운영 지침서는 주관기관에서 준비 해 주는 것도 있지만 사업 운영자만의 지침서도 여러 가지 필요합니다. 사업 운영에 효과적인 관리를 위해 행정 및 양식서류를 따로 만들어 관리해야 할 수도 있습니다. 교육 강사가 여러 명일 경우 강사별 연락처 및 개인목록도 있어야하며, 배치에 필요한 양식도 만들어야 합니다. 또한 사업 형태에 따라 사전 방문, 오리엔테이션, 강사 역량강화, 모니터링, 결과발표회, 홍보물 만들기, 결과자료집 등 다양한 운영지침을 준비해야 합니다.

목차

시작하며

1. 운영 전 살펴보는 기획 형태 / 7
- 개인별 기획
- 단체별 기획

2. 문화예술 운영 전 고려할 것들 / 15
- 예산 반납 없는 운영하기
- 사업운영 워크숍
- 정산에 도움 되는 운영
- 이나라도움에 예산 올리기
- 이나라도움 이라는 변수
- 예산대로 이나라도움 집행하기
- 사업운영을 잘해야 정산이 편하다
- 운영에 필요한 사업운영지침서
- e나라도움을 알아야 운영이 가능하다
- 사업 규모별 사업운영
- 단일 사업 운영 / 소규모 사업 운영 / 대규모 사업 운영

3. 문화예술 운영의 실제 / 23
- 사업통장 및 사업카드 발급
- 주관기관-운영단체 사전워크숍
- 강사모집
- 교부금 신청 / 교부신청서 / 사업계획서
- 프로그램 세부내용 / 사업 참여인력
- 소요예산 / 이력서 / 기타 첨부서류
- 온라인 카페 만들기 / 장소 및 일정조율
- 프로그램 준비 / 수업지도안 예시
- 홍보물 만들기 / 연습 및 워크숍 / 기자재 및 재료
- 운영 및 프로그램 진행
- 모니터링 / 소감문 / 전시 및 결과발표회
- 자료 수집 / 정산 준비

4. 문화예술 운영 현장 사례 / 51
- 동네 공원이야기
- 지역의 숨겨진 인물
- 전설 인형극 제작
- 실버방송 만들기
- 문화예술교육 현장의 문제를 해결하는 방법
- 사업 운영을 하면서 생길 수 있는 서류적인 일들
- e나라도움에 대하여

5. 운영 과정에 참고할 만한 것들 / 66
- 참여자 모집 및 홍보하기
- 사업 운영자 및 기획행정
- 운영 관련자료 준비 / 이나라도움 운영 및 집행과정
- 보조금 전용카드 등록 / 이체인증서 등록
- 이체 비밀번호 등록 / OTP 등록
- 사업비 집행하기 / 보조금 집행 – 이체
- 운영시 주의할점 5가지

마치며
운영 시 필요한 아이디어 정리
￭ 부록 / 77

책 속으로

사업통장 및 사업카드 발급

최근은 통장을 만드는 것도 까다롭기 때문에 은행권에 알아보고, 미리 필요한 서류인 사업선정결과 및 금액결정정보를 주관기관 사업담당자에게 공문으로 받을 수도 있습니다. 은행을 방문할 때는 대표자가 직접 가는 것이 효과적이고, 부득이 할 경우 은행에 문의하여 필요서류를 준비해야 합니다. 대표자가 직접 방문할 경우, 단체를 증빙할 수 있는 사업자 등록증, 또는 고유번호증은 필수로 준비합니다. 기타 단체 직인, 대표자 신분증 및 도장 등은 모두 가져가는 것이 좋습니다. 만일 단체 통장으로 만든 통장이 있으면 잔고가 없는 것은 가능하기도 합니다. 통장은 다른 사업과 같이 사용할 수는 없고, 하나의 사업에 하나의 통장만 사용할 수 있습니다. 기타 사업에 필요한 신용카드 및 체크카드는 문의하여 발급받습니다. 통장을 만든 후 사용하려면 단체 명의의 공인인증서도 따로 발급받아야 합니다. 개인과 달리 단체는 유료 공인인증서를 발급받습니다. 사업 이전이라 통장잔고가 없으므로 인증서 발급비용을 입금한 후 신청하면 됩니다.

주관기관-운영단체 사전워크숍

주관기관은 사업의 주최자로서 공고문을 내고, 운영단체를 선발하고 관리하는 사업운영 총괄기관입니다. 운영단체는 사업 및 프로그램을 기획·운영하는 곳입니다. 사전워크숍은 사업 및 프로그램 운영 전에 사업소개, 사업운영, 예산지침, 유의사항을 전달하는 과정입니다.(일반사업은 이 과정이 생략되기 함) 그리하여 단체 대표 및 사업담당자의 참여가 필수적입니다. 이후에 진행될 교부신청서 작성 및 각종 양식 작성에 대해서도 전달합니다. 가장 중요한 부분은 보조금 집행 및 사용요령, 정산방법 등입니다. 사업비를 잘못 지출할 경우 수습이 어려워지기 때문에 잘 알아야 합니다.(추후 사업운영지침으로 확인 가능) 또 한 가지 e나라도움 사용에 대해 여러 가지 얘기를 하지만 처음 듣는 분들은 어려움이 있으므로 묻고 알아가면서 배우는 방법밖에 없습니다.(정산과정에 e나라도움 내용 첨부)
주관기관-운영단체 사전워크숍이 끝난 후 사업에 따라 필요시 프로그램을 지원받는 교육시설을 초청하여 사업설명회를 진행합니다.
강사모집

: 예술강사 이력서, 근로계약서, 신분증, 통장사본
교부금 신청으로 사업이 시작되는 것이므로, 프로그램 교육시설에 배치할 강사(진행자)를 선발해야 합니다. 신규 사업일 경우, 새로 모집 또는 선발해야 합니다. 이전부터 진행한 기존 운영단체는 교육시설의 규모에 맞게 강사를 배치합니다. 만약 신규 모집을 해야 한다면 보통 2주(14일) 정도의 공고기간이 필요합니다. 사업 분야에 따라 모집요강도 만들어야 하고, 일정도 적어야 합니다. 보통은 서류와 면접으로 구분하고, 최종결과는 발표 전후 연락을 하는 것이 보통입니다. 모집공고는 관련분야 홈페이지 게시판 및 최근에는 sns를 활용하여 알리기도 합니다.

교부금 신청

: 공문, 교부신청서, 사업계획서(사업목표, 사업개요-프로그램 개요, 프로그램 세부내용, 성과목표, 사업참여인력, 소요예산, 이력서), 사업자등록증(고유번호증), 통장사본
운영기관의 사업규모가 확정되면 보조금을 신청하는데, 그것을 교부신청서라고 통칭하여 부릅니다. 보조금을 신청하기 위해서는 운영단체가 교부금 집행해 달라는 공문을 보내게 됩니다. 공문형식은 주관기관에서 샘플을 제공하기도 합니다. 공문 마지막에 첨부 서류로 교부신청서 1부, 사업자등록증(고유번호증) 1부, 통장사본 1부 라는 첨부 문구를 적습니다.

교부신청서

교부신청서는 사업을 집행하기 위해 보조금을 신청하는 것이라고 이해하면 됩니다. 보조금을 집행하는 사람이 한눈에 알아볼 수 있도록 전체를 기록하는 서류입니다. 보통은 교부신청서의 안내 문구에 따라 기록하면 됩니다. 교부신청서는 보통 총2회로 상·하반기 각각 나눠 신청하고 사업비를 지급받습니다. 총 사업비를 앞에 기록하고, 1차 교부금에 절반을 나눠 적습니다. 여기서도 기획행정인력은 사업담당자로 연락과 메일을 주로 받을 사람을 적습니다.(대표자가 사업담당자까지 겸하면 대표자를 두 번 반복하여 적음)

사업계획서(사업(교육)목표, 사업개요(프로그램) 개요, 프로그램 세부내용, 성과목표, 사업참여인력, 소요예산, 이력서)

교부신청서 서류 다음에 사업계획서를 다시 첨부합니다. 사업에 따라 초기 사업공모신청서와 비슷할 수도 있습니다. 첫 공모 심사서류에 잘 적었다면 교부신청서 쓸 때 다시 복사해서 붙여 넣기만 하면 됩니다. 하지만 사업에 선정되고 나서는 더 세부적인 사업계획서를 써서 보내야 합니다. 가령 수혜시설 장소와 날짜, 시간 등을 확정 한다든지 프로그램 세부 회차 또는 진행내용을 정하여 적어 넣습니다. 이 때 가장 중요하게 꼭 해야 하는 것은 예산서를 작성하는 일입니다. 사업에 따라 첫 공모 심사서류에 작성하는 경우도 있고, 선정된 이후에 제출하기도 합니다.

프로그램 세부내용

앞의 사업(교육)목표, 사업(프로그램)개요, 성과목표 등은 공모 신청서와 동일하므로 생략하고, 프로그램 세부내용에 대해 살펴보겠습니다. 보통은 공모신청서에서 프로그램을 보고, 선발하는 경우가 많아서 특별히 다시 쓰지 않을 수도 있습니다. 하지만 교육 프로그램일 경우 한 교육시설에 한 해 동안 진행하는 경우 회 차 별로 30회 내외로 보통 진행하게 됩니다. 또한 공연 또는 체험 위주의 프로그램은 어떤 내용을 진행하는지 스토리보드 또는 진행방식으로 세부적으로 표현합니다.

사업 참여인력

사업 확정 후 프로그램 활동으로 활동비 및 강사료를 지급할 대상이기도 합니다. 참여인력도 교육 프로그램인지 공연 및 체험 프로그램인지에 따라 양식이 조금 다릅니다.

사업 참여인력 현황 : 총 명

소요예산

예산안은 공모사업일 경우 공모요강에 보통 정해져 있는 경우가 대부분입니다. 예산안 양식도 어느 정도 샘플을 제공하기도 합니다. 하지만 각각 사업의 특성이나 운영방식이 달라서 기획자가 사업 형태나 참여 인원 및 교육시설 규모에 따라 적절하게 배분하여 편성해야 합니다. 처음 공모신청서에 작성할 경우 선정할 때 예산에 조건을 달아 <조건부승인>이라는 단서를 달기도 합니다. 예산서를 편성하여 올리더라도 주관기관 사업담당자가 과도한 금액은 조정을 요청할 수가 있습니다. 예산안은 사업진행과정을 나열하여 금액을 배분하는 것이라고 생각하면 됩니다. 또한 소요예산은 말 그대로 사업에 소요되는 예산으로 편성 한대로 지출되어야 하고, 정산 시 예산서와 같이 지출목록과 금액을 맞춰야 합니다. 그러므로 예산을 책정할 때 빠진 부분은 없는지 잘 생각하여 세워야 합니다. 필요에 따라 여러 부분에 대해 사전 경비 조사나 인원 수 파악 및 거리 조사를 할 필요도 있습니다. 참고로 사업이 진행된 후에도 항목 안에서 예산을 수정하여 사용할 수는 있습니다.

출판사 서평

사업 운영은 운영으로 그치지 않는다
보통 사업 운영하면 내가 준비한 프로그램만 잘 진행하면 되지 않을까? 하고 막연하게 생각할 수 있을 것입니다. 하지만 프로그램 진행 못지않게 중요한 것은 예산 집행과 그에 따른 행정서류를 준비하는 것입니다. 모두가 완벽하지 않으면 집행 후에도 보완하거나 잘못하면 반납해야 할 수도 있습니다. 그래서 정산에 대한 이해와 준비가 필요한 것입니다.

사업 진행과 예산집행은 둘 다 중요하다
앞에서도 여러 번 언급했지만 사업 운영은 프로그램 진행으로 시작해서 예산 집행으로 마무리 한다고 생각하면 됩니다. 사업 운영은 잘 했는데 예산집행이 잘못되면 결론적으로 잘 못한 사업이 되고 말 것입니다.

필요에 따라 e나라도움도 꼭 배워야 한다
앞으로 점점 오프라인 사업운영은 없어지고, 모두 온라인 사업으로 진행될 것으로 예측됩니다. 그럼 이나라도움이 아니더라도 그와 비슷한 사업 운영을 해야 합니다. 그러므로 컴퓨터 활용 능력은 필수적이며, 사업집행도 온라인에서 해야 할 것입니다.

작가정보

저자(글) 김경섭

문화예술 기획 및 활동가. 현재의 문화예술 활동을 한 것은 2007년부터다. 처음부터 참여자들과 함께 프로젝트 형태의 문화예술을 시작했다. 물론 살고 있는 지역을 중심으로, 지역문화자원을 활용한 지역문화예술을 기획하고 활동한다.
1983년 전남 강진에서 고등학교를 마치고, 이후는 미술 및 만화애니메이션을 대학과 대학원에서 전공했다. 2003년부터 2007년까지 만화애니메이션 제작회사를 운영했다. 이때부터는 문화예술 기획 및 활동에 전념했다.
2011년 통합예술교육 프로그램개발 프로젝트 참여, 지역문화 아카데미 연수 수료, 문화이모작-농어촌문화심기 기초·심화과정 수료, 대전문화예술교육지원센터 강사역량워크숍 교육강사 등.
2012년 한국문화예술교육진흥원 연수 만화애니메이션 교육강사로 활동했다. 2012년 학교폭력 예방 문화예술교육 프로그램 개발 참여, 2013년~17, 19년 지역아동센터 문화예술교육사업 프로그램 기획 및 사업운영, 2018년 신나는 예술여행 ‘신바람전래놀이한마당’ 프로그램 기획 및 운영, 움직이는 예술정거장 ‘다시쓰는남도민요’ 프로그램 기획 및 진행했다.
논문 및 저술활동으로 우리고장 자랑거리 통합프로그램 (교안공모, 2011), 통합프로그램 공동개발 ? 전래놀이로 놀고, 배우고 (프로그램, 2011), 지역문화자원을 활용한 문화예술교육 프로그램 연구 (소논문, 2012), 학교폭력 문화예술교육 공동개발 (프로그램, 2012), ‘월간 통합예술’ 온라인 월간지 개발 및 운영(2015)했다.
저서로 『지역문화예술 기획자』(2019)를 쓰고, 문화도시 자문 활동과 기획자 양성 워크숍 등에 강의 하고 있다. 최근은 문화예술 기획에서 참여자가 주최가 되는 인문 중심과 삶이 예술이 되는 인생철학을 담는 일에 고민하고 있다.