해외영업 수출 이메일 - 바이어를 사로잡는 이메일은 이렇게 쓴다

안병국 지음

해외영업LAB 2022년 04월 28일 출간

작품소개

책소개

해외영업/수출 담당자에게 가장 중요한 직무역량은 `효과적인’ 이메일 작성 능력이다. 공들여 쓴 거래 제안 이메일에 바이어들의 회신이 없거나, 내가 보낸 미수금 독촉 이메일에 거래선이 아무 반응도 보이지 않는다면 그 이메일들은 실무적 가치가 없는 것이다. 효과적인 이메일 작성 방법을 알면 해외영업/수출 실무를 한결 효율적이고 효과적으로 수행할 수 있다. 이 책은 미국 MBA/MIM(국제경영학) 출신으로 25년 해외영업 경력자인 저자가 해외영업/수출 초보들도 자신감 있게 이메일을 작성하고 실무에서 성공할 수 있도록 73개 실무 예문들과 해설, 그리고 작성 TIP을 제시하고 있다. 신규 바이어 개발부터 선적 업무, 클레임 대응, 악성 미수금 처리까지 실무 flow 별 순서대로 정리하여 손쉽게 필요한 예문을 찾을 수 있도록 구성하였다. 모쪼록 해외영업/수출인들이 효율적으로 수준 높은 이메일을 작성하는데 실질적이 도움이 되기를 기대한다.

목차

해외영업/수출 이메일 작성 시 알아야 할 유의점과 TIP
해외영업/수출 이메일의 기본 형식
해외영업/수출 이메일의 FORMAT
해외영업/수출 이메일 예문 (73)
PART 1. 거래 제안 이메일
1. 상대방 홈페이지 상의 대표 이메일 주소만 아는 경우
2. 상대방 담당자의 이름과 이메일 주소를 아는 경우
3. 기존 거래선에게 거래 재개 요청하기
4. 거래 제안에 회신 없을 때 다시 보내기
5. 바이어를 소개받은 경우 보내는 이메일
6. 출장 미팅 승낙 요청 이메일
7. 전화 미팅 요청 이메일
PART 2. 거래 제안 회신에 대한 답신
8. 관심 바이어의 회신(자료 요청)에 대한 답신
9. 관심 바이어의 회신(RFI 요청)에 대한 답신
10. 관심 바이어의 견적 요청에 대한 Price List 발송
11. 관심 바이어의 회신(질문)에 대한 답신 지연 알림 메일
12. 관심 바이어의 독점권 문의에 답변 ？ 일정 기간 후 부여
13. 대리점권 문의에 대한 회신 ？ dealer/reseller 지위 추천
14. 수출 대금 결제 조건 제시 ？ 100% 선수금 조건
PART 3. LinkedIn을 활용한 거래 제안
15. LinkedIn ‘1촌 맺기’ 신청 300자 메시지 보내기
16. Linkedin 상대방의 1촌 수락 후 감사 회신
17. LinkedIn `1촌 맺기’ 요청받은 후 회신
수출 계약 전 협의 단계의 이메일
PART 4. INQUIRY에 회신하기
18. 가격표 및 자료 발송
19. 정보 제공 전 바이어 정보 요청하기
20. 상대방의 정보 접수 후 가격표 등 자료 발송
21. 바이어의 예상 수입 물량을 묻는 메일 ？ 가격 등 정보 제공 후
22. 상대방의 독점권 요구에 대한 연간 수입 예상 물량 요청
23. 독점권 요구에 대한 비 승낙 이메일
PART 5. 샘플 발송
24. 샘플 무상 제공 시
25. 샘플 유상 제공 시
26. 샘플 발송 통지
PART 6. 바이어 신용 조사
27. 신용조사 협조 요청 메일
PART 7. 신규 바이어 출장 방문
28. 출장 방문 일정 컨펌 요청
29. 출장 스케줄 확정 통지 메일
30. 출장 미팅 환대에 대한 감사
PART 8. 바이어 방한 관련 이메일
31. 방한 통보에 대한 감사 회신
32. 방한 중 세부 일정 통보
33. 상대방 귀국 후 감사 이메일
PART 9. 수출 계약
34. 계약서 초안 발송
35. 상대방이 먼저 보내온 계약서 수정 요청
36. 상대방이 먼저 계약서를 보내왔을 때 공급자의 표준 계약서 제시
37. 계약서 발송
38. 비밀유지 계약 (NDA; Non-Disclosure Agreement)
PART 10. PO(Purchase Order) 접수
39. PO 접수 확인 메일
40. PO 내역 확인 요청 메일
41. 선적일정 수정 요청
PART 11. 선적/지연 통지
42. 사전 선적 통지 (Advance Shipping Notice)
43. 선적 통지 (Shipping Advice)
44. 선적 지연 안내 메일 (생산 지연)
45. 선적 지연 안내 후 분할 선적 가능 여부 문의
46. 선사의 ETD 변경에 따른 선적 지연 통보
클레임, 미수금, 단가 인상 관련 이메일
PART 12. 컴플레인 및 클레임 대응 이메일
47. 컴플레인 수취 확인 및 문제 부품 반송 요청
48. 컴플레인 대상 부품 분석 결과 및 개선 통보 ？ 포장 개선
49. 클레임 보상 요구 수용
50. 선적 지연 클레임 보상 협의 ？ 조정 요청
PART 13. 수출 단가 인상 요청
51. 원자재 가격 급등에 따른 단가 인상 요청
52. 코로나로 인한 해상 운임 상승에 따른 CIF 가격 인상 요청
PART 14. 수출대금 연체 및 악성 미수금 관련
53. 선수금 송금 요청 메일
54. 미수금 발생에 대한 송금 요청 - 3일 지연 중
55. 미수금 결제 요청 메일 ？ 10일 지연 중
56. 미수금 독촉 메일 (15일 지연 중) ？ 강한 어조 ？ 추가 선적 보류 통보
57. 장기 미수금 미지급 (23일 지연 중) ？ 법적 조치 경고 메일
58. 미수금 (25일 지연 중)

책 속으로

PART 1. 거래 제안 이메일

1. 상대방 홈페이지상의 대표 이메일 주소만 아는 경우

subject: Business Inquiry from ABC Cosmetics, KOREA

Dear DEF Distribution Purchasing Manager,

I am Jenna Kim, export manager at ABC Cosmetics Co. Ltd., a Korean cosmetics manufacturer. And I would like to introduce ourselves to you for a possible business opportunity with your company.

Established in 2003, ABC Cosmetics specializes in developing and manufacturing bio-organic skincare products at our ISO 22716 certified plant. Currently, we are offering top-quality private label services to many global cosmetics brands and would like to discuss a business opportunity with your company.

For more information about our business and the products, please visit our company website at http://www.abccos.com. Please also feel free to let us know if you need any additional information or have questions.

We sincerely look forward to your reply.

Best regards,

Jenna Kim / Export Manager

(서명 생략)

DEF Distribution 구매 관리자 귀하,

저는 한국의 화장품 제조사인 ABC화장품(주)의 수출담당자인 Jenna Kim입니다. 귀사와의 사업 기회 타진을 위해 당사를 소개드리고자 합니다.

2003년에 설립된 ABC Cosmetics는 ISO 22716 인증 공장에서 바이오 유기농 스킨케어 제품을 개발 및 제조하는 전문 기업입니다. 당사는 현재 다수의 글로벌 화장품 브랜드들에게 최고 품질의 OEM 서비스를 제공하고 있으며 귀사와의 거래 가능성에 대해 논의하고 싶습니다.

당사의 사업 및 제품에 대한 자세한 정보는 당사 웹사이트 http://www.abccos.com를 방문해 주시기 바랍니다. 아울러 추가 정보가 필요하거나 질문이 있는 경우 편하게 알려주시기 바랍니다.

귀하의 회신을 진심으로 기대합니다.

해설 및 Tip:

거래 제안 이메일은 받는 사람의 이름, 직위나 알게 된 경위 등을 넣어 Personalize 하는 것이 효과적이다. 그러나 해외영업에서의 현실은 대개 바이어 측 담당자의 이름이나 이메일 주소 등을 몰라 홈페이지에 나와 있는 대표 이메일로 보내는 경우가 대부분이다. 이 경우 최소한 인사말에 ‘Dear DEF Distribution Purchasing Manager,’와 같이 바이어의 회사명과 담당직무명을 넣어 상대방이 대량발송 메일이라는 인식을 갖지 않게 하는 것이 중요하다. 이는 담당자가 직접 이메일을 받지 못하더라도 전달될 수 있게 하는 방법이다.

(참고로 PART 3에서 설명하는 LinkedIn을 활용해서 바이어 측 담당자의 이름, 부서명, 직위 등을 찾아 이메일을 보내거나 LinkedIn에서 바로 메시지를 보내는 방법도 있다.)

출판사 서평

해외영업/수출 신입사원이나 초보자들이나 영문 이메일 작성에 어려움을 느끼는 담당자들에게는 가뭄 속 단비와 같은 책이다. 그동안 체계적인 이메일 교육이나 전문 안내서가 없어 전임자의 이메일을 답습하며 부족함을 느끼던 해외영업/수출 초보자들이 전문가다운 이메일을 작성하고 관련 실무를 수행하는데 큰 도움이 될 것이다. 이 책은 해외영업/수출 이메일 작성 요령을 이해하고 즉시 적용할 수 있도록 실무 전반에 걸친 이메일 예문과 해설, 그리고 작성 TIP을 제시하고 있다. 신규 바이어 개발부터 악성 미수금 처리까지 대부분의 실무 상황에 대한 수준 높은 73개 이메일 예문들과 해설, 그리고 작성 TIP을 참고하면 초보자들도 어렵지 않게 바이어를 확보하고 실무를 진행해 나갈 수 있을 것이다. 해외영업인이라면 항상 곁에 두고 참고해야 할 소중한 영문 비즈니스 이메일 전문 안내서이다.

작가정보

저자(글) 안병국

미국 Baylor 대학교 국제경영학 석사 (MBA/MIM)LG상사선진금속 (현 KBI 메탈) 수출팀장듀오백코리아 해외영업 본부장이노인스트루먼트 해외영업 임원중소기업 해외영업 자문현 해외영업 LAB 대표미국 텍사스주 Waco시에 소재한 Baylor 대학교 대학원에서 국제경영학 (MBA/MIM-Master of International Management)을 전공한 후 LG상사 등 여러 기업에서 수출팀장, 해외영업본부장, 해외영업 임원, 해외법인장 등으로 근무하였다. 25년간 해외영업 및 수출 분야에서 해외영업과 수출, 글로벌 유통망 개발 및 관리업무를 두루 수행한 해외영업 전문가 중의 전문가이다. 현재 해외영업 컨설팅 및 코칭을 통해 수출 초보기업들의 해외시장 개발을 지원하고 있다.

감수

저자 John E. Turner는 학부에서 영문학을 전공하고 대학원에서 MBA 학위를 취득한 후 미국 Fortune 500 기업에서 international business 분야에서 10년 이상 근무한 국제 통상 전문가이다.