깔끔한 업무관리 정리정돈

존 콘트 지음 | 황은희 옮김

비즈니스맵 2011년 08월 30일 출간 종이책 : 2008년 01월 20일 출간

작품소개

책소개

비즈니스맨에게 꼭 필요한 업무관리 및 정리정돈 기술!

입차 3~5년 차에게 필요한「선데이타임스 시리즈」다섯 번째 이야기『허둥지둥 허대리도 하는 깔끔한 업무관리·정리정돈』. 이 책은 직장인들이 꼭 알아야 할 업무관리 및 정리정돈 기술을 총정리하였고, 재미있는 일러스트, 심플한 도표와 다양한 사례를 곁들여 쉽게 이해하고 활용할 수 있도록 하였다.

많은 사람들이 체계적으로 업무관리를 하지 못하는 이유를 설명한 다음, 업무의 우선순위 정하기, 업무계획세우기, 스케줄대로 실천하기, 효율적인 업무방식, 정보관리, 동료들과의 업무수행, 업무공간 정리, 문서정리, 디지털과 인터넷을 활용한 업무관리 등을 자세히 설명하였다. 또한 뛰어난 재택근무와 출장시의 업무관리에 관해서도 이야기하였다.

목차

들어가면서

MISSION1‥목표를 정리하라!
ROUND1. 업무관리를 못하는 이유가 무엇일까 / ROUND2. 업무관리에 대한 태도를 바꿔라 / ROUND3. 업무관리의 시작은 확실한 목표설정부터 / ROUND4. 목표를 정하는 방법, ‘SMART'원칙 / ROUND5. 파레토의 80:20법칙

MISSION2‥업무의 우선순위를 정하라!
ROUND1. 지금 가지고 있는 업무를 분류하자 / ROUND2. 업무에 우선순위를 붙여보자 / ROUND3. 우선순위를 검증하자 / ROUND4. 시간 분배의 열쇠는 ‘균형’

MISSION3‥업무 계획을 세워라!
ROUND1. 3가지 시간계획표 / ROUND2. 3개월 계획표를 세워보자 / ROUND3. 주간 계획표를 세워보자 / ROUND4. 일일 계획표를 세워보자

MISSION4‥ 스케줄대로 실천하라
ROUND1. 스케줄을 관리하는 도구 / ROUND2. 각 업무에 걸리는 시간을 예상하자 / ROUND3. 미루는 습관을 없애라 / ROUND4. 미루는 습관을 없애는 9가지 전략 / ROUND5. 적절한 마감시한을 설정하라 / ROUND6. 마감시한을 맞출 수 있는 계획을 세워라 / ROUND7. 업무가 계획대로 진행되지 않는 원인 / ROUND8. 프로젝트 스케줄을 관리하는 방법

MISSION5‥효율적인 업무 방식
ROUND1. 업무에 따라 소요되는 에너지양도 다르다 / ROUND2. 집중력이 가장 높은 시간대를 찾자 / ROUND3. 신체리듬에 귀 기울여라 / ROUND4. 집중력과 동기를 유지하는 방법 / ROUND5 습관의 힘을 활용하라 / ROUND6. 좋은 습관을 들이기 위한 7가지 방법

MISSION6‥정보를 관리하라!
ROUND1. 중요한 정보를 가려내는 방법 / ROUND2. 깨끗한 책상을 유지하라 / ROUND3. 정보 과부하를 막아라 / ROUND4. 서류를 효율적으로 읽자 / ROUND5. 읽는 속도가 더딘 이유 / ROUND6. 읽는 능력을 키우는 6가지 방법 / ROUND7. 속독하기 / ROUND8. 기억력을 활용하라

MISSION7‥동료와의 업무수행
ROUND1. 회의의 본질을 살펴보자 / ROUND2. 회의 성과가 오르지 않는 이유는 무엇인가? / ROUND3. 회의에 참석할 때 기억해야 할 10가지 / ROUND4. 회의를 주재할 때 기억해야 할 9가지 / ROUND5. 결정에 도달하는 과정 / ROUND6. 효율적으로 업무를 위임하는 방법 / ROUND7. 업무 위임을 위해 거쳐야 할 5스텝 / ROUND8. 업무를 방해하는 요소를 줄여라 / ROUND9. 상사를 관리하라 / ROUND10. 거절해야 할까, 수락해야 할까 / ROUND11. 합리적으로 거절하는 방법

MISSION 8‥업무공간을 정리하라!
ROUND1. 인체공학을 고려하라 / ROUND2. 피로하지 않게 컴퓨터 사용하는 방법 / ROUND3. 업무공간을 정리하라 / ROUND4. 서류 더미를 무너뜨려라 / ROUND5. 하드웨어를 정리하라 / ROUND6. 업무공간을 깔끔하게 유지하는 방법

MISSION 9‥문서를 정리하라!
ROUND1. 정보에 따라 적절한 장소에 보관하라 / ROUND2. 파일링 시스템 구축하기 / ROUND3. 불필요한 파일 처분하기 / ROUND4. 종이문서를 전자문서화하여 정리하기

MISSION10‥업무관리에 디지털과 인터넷을 활용하라!
ROUND1. 적절한 소프트웨어 고르기 / ROUND2. 컴퓨터 사용 습관을 점검하라 / ROUND3. 오피스 소프트웨어 / ROUND4. 신속하게 데이터를 입력하는 방법 / ROUND5. 믿을 수 있는 정보를 모아라 / ROUND6. 기술을 사용하지 말아야 할 경우

MISSION11‥재택근무와 출장
ROUND1.재택근무 / ROUND2. 일과 여가 사이의 균형 잡기 / ROUND3. 적절한 근무환경을 조성하는 방법 / ROUND4. 출장 시 자기관리

나오면서

책 속으로

이 책은 업무관리에 대한 전반적인 정보와 방법, 기술을 소개하는 자기관리서다. 그러나 가장 중요한 두 가지 요소가 없으면 이 책은 아무런 쓸모도 없다. 중요한 두 가지 요소란 여러분 자신과 업무관리에 대한 여러분의 태도이다. 업무관리의 첫 단계는 받은 이메일함이나 파일함이 아니라 머릿속에서 가장 먼저 일어난다. 〈13p, 1. 목표를 정리하라〉

많은 사람들이 업무관리를 못해도 부끄러워할 필요가 없다고 생각한다. 오히려 관리되지 않은 모습을 보이면 호감을 살 수 있다고 여긴다. 은연중에 내보이는 산만함이 지루할 정도로 평범하고, 스케줄에 매달려 고지식하게 일을 처리하며 모든 것이 제 위치에 있어야 직성이 풀리는 사람보다 여유롭게 보일 거라 생각하기 때문이다. 그러나 그런 식의 태도를 버리지 않으면 업무관리 노력에 거부감을 갖게 되며, 원하는 변화를 이루기 힘들어진다. 〈16p, 1. 목표를 정리하라〉

조금 과장스럽게 말하면 여러분의 책상은 잡다하고 많은 업무 때문에 무너질 지경이다. 미처리 서류는 차곡차곡 쌓이고 “으악, 도대체 어떤 일부터 해야 하는 거야”라고 머리를 감싸고 있는 사이에 시간은 흘러가고, ‘아무것도 못했는데 벌써 6시라니!’라며 한탄하고 있지는 않은가?
하지만 시간은 모든 사람에게 공평하다. 일 잘하는 선배에게도, 지각을 일삼는 동료에게도 하루는 누구에게나 24시간씩 주어진다. 그러나 그 시간을 어떻게 보낼지, 어떻게 활용할지는 개인마다 천차만별이다. 〈29p, 2. 업무의 우선순위를 정하라〉

••박대리는 주변정리를 잘 못하는 내근직 직원이다. 성실하고 노력하는 사람이지만 그녀의 책상을 보면 정리를 제때 하지 않아 몹시 지저분하고 어수선하다. 그녀 자신도 온 책상을 차지하고 있는 서류 더미 속을 헤매는 것은 시간 낭비고, 조금만 신경 써서 매일 책상을 치우면 업무 효율성을 높일 수 있다는 것을 잘 알고 있다. 한 번에 몰아서 치우긴 하지만 그 와중에 중요한 서류를 쓰레기와 함께 버릴 때도 있다. 그런데도 지금까지 정기적으로 책상 치우는 습관을 들이지 못하고 있다.••

박대리의 경우 근무습관을 바꿔 얻을 수 있는 보상이 무엇인지 분명하지 않기 때문에 현재의 습관을 유지한 것이다. 현재의 습관 때문에 준비나 정리하는 데 시간을 할애하지 않아도 되며, 차라리 그 시간에 여러 업무를 빠르고 쉽게 처리할 수 있다고 생각한다. 따라서 책상을 정리하는 습관을 갖기 위해서는 어수선한 습관을 바꿔 얻는 보상이 더 크다는 것을 깨달아야 한다. 또한 바라던 행동을 할 때마다 스스로 보상을 주어야 한다. 〈81~82p, 5. 효율적인 업무 방식〉

출판사 서평

일 잘하는 비즈니스 프로의 업무 관리 시스템!

“매일 당연스럽게 하던 업무를 좀더 빨리, 효율적으로 처리하는 방법이 없을까?” 하고 생각하기 시작한 비즈니스맨을 위한 업무관리서.
업무공간정리, 정보관리, 파일링, 컴퓨터 파일정리 등 능률이 쑥쑥 오르는 업무환경 재정비 테크닉을 소개한다. 확실한 목표를 세우고 몇 가지 습관이나 시스템을 바꿔 꾸준히 실행하면 지금까지 2시간 들이던 업무도 30분만에 처리할 수 있다.
주위를 더럽히는 방해꾼들을 정리하면 집중력이 올라 시간과 에너지가 절약될 것이라고 책은 강조한다.

이제 필요할 때 꺼내 쓰지도 못하는 서류정리는 그만!

-기획팀 박대리는 다음주 컨셉회의에서 중요하게 다뤄질 자료라며 상사에게 페이퍼를 받았다. 그런데 이걸 어디에 뒀는지 아무리 찾아도 보이지 않는다!
-사업지원팀 윤대리는 해도 해도 줄지 않는 업무량 때문에 스트레스를 받고 있다. 내일이 결혼기념일인데 일찍 퇴근할 수나 있을런지…

이런 문제 때문에 스트레스받는 당신이라면 한번 생각해보자. 혹시 일을 돈을 벌기 위해 어쩔 수 없이하는 수단으로 대하는 건 아닌지? 적게는 8시간 많게는 10시간을 일을 하며 보내면서 이런 짜증나는 상황에서 헤어나지 못한다면 그처럼 불행한 삶도 없다.
눈에 보이는 업무성과를 내, 스트레스를 줄이고 여유를 만끽하기 위해서는 주어진 업무시간을 백분 활용해야 한다. 이 책에는 조금만 바꿔 능률을 올릴 수 있는 방법이 가득하다. 중요도에 따라 업무 스케줄 표를 짜는 법, 자신에게 필요한 도구만을 선택해 활용하는 법, 문서관리 및 정보관리 시스템, 나아가 점점 보편화되고 있는 재택근무 및 출장시 자기관리법에 대해서도 다룬다.

나에 의한, 나를 위한, 나만의 업무관리 시스템을 구축하라!

그렇다면 어디서부터 어떻게 업무를 관리하고 정리해야 할까? 먼저 목표를 정하는 게 중요하다. 업무관리는 받은 이메일 함이나 파일함이 아니라 머릿속에서 시작되어야 한다. 목표를 세우기 위해서는 3단계 사고가 필수다. 회사의 목표를 알면 부서의 목표가 보이고, 부서의 목표를 알면 자신의 목표가 보인다. 고쳐야 할 습관을 체크하는 것도 목표를 세우는 좋은 방법이다. 어떤 사람은 넘쳐 나는 서류처리 때문에 고민일 수도 있고, 어떤 사람은 시간관리면에서 어려움을 겪고 있을지 모른다. 일단 구체적인 목표를 세우면 달성하는 방법을 찾는 것은 어렵지 않다. 책 속에 사무실에서 마주하게 되는 문제와 불필요한 방해를 차단하는 해결책이 가득하다.
또한 비즈니스맨의 현실을 터치하는 가벼운 일러스트와, 본문 곳곳에 배치한 도표, 본문 말미의 해당 장 요약이 체계적인 자기관리는 어렵다는 선입견을 한결 덜어준다.
이제 “나는 할 수 있다!” 와 같은 간결한 문구로 자신감을 채우고, 하나하나 문제점을 짚어나가자. 업무관리와 정리정돈 같은 일반사무는 누구나 할 수 있는 아주 보편적인 스킬이므로, 여러분도 실행할 수 있다는 것을 잊지 말라!

효율적으로 업무를 관리한다는 것은 이런 것이다!

1. 장단기적인 목표를 세우고 시간을 분배하는 것!
2. 오늘 할 일과 내일 할 일을 구분하는 것!
3. 중요한 서류와 필요 없는 서류를 구분하는 것!
4. 집중해서 일할 수 있는 공간을 만드는 것!
5. 정보의 바다에서 진주를 발견하는 것!
6. 일일계획대로 모두 처리하고 기분 좋게 퇴근하는 것!

작가정보

저자(글) 존 콘트

비즈니스 자기관리분야의 저자 겸 강사. 인력개발 전문가이자 기업 전문 강사인 그는 15년의 경력과 경험을 바탕으로 직장인의 자신감 향상을 위해 노력하고 있다. 저서로는 ≪넘치는 정보를 관리하기 위한 30분30Minutes to Manage Information≫≪자신감 강화하기Stay Confident≫ 등이 있다. 그의 웹사이트 주소는 www.john caunt.biz이다.

번역 황은희

이화여대 통번역대학원에 재학 중이며, 전문번역가로 활동하고 있다.