팀장을 위한 보고서 검토 기술

팀원을 제대로 지도하고 상사의 가려운 곳을 긁어주는

김철수 지음

새로운제안 2019년 03월 13일 출간 종이책 : 2019년 01월 20일 출간

작품소개

책소개

상사와 팀원 사이에서 고민 많은 팀장을 위한 “보고서 검토법”
- 팀원에게는 체계적인 지도를, 상사에게는 단번에 OK받는 보고를 -

ㆍ 상사: “보고서 검토ㆍ 그런 걸 꼭 배워야 아나ㆍ”
ㆍ 팀원: “보고서 검토ㆍ 잘하니까 팀장 됐겠지ㆍ”
ㆍ 팀장: ‘대체 어쩌란 말인가ㆍ’

상사와 팀원 사이에서 팀장이 종종 빠지게 되는 딜레마다. 팀원이 쓴 보고서가 어딘가 만족스럽지 못하지만 핵심은 건드리지 못하고 언저리만 수정한 채 상사에게 보고를 올린다. 그럼 대번에 싫은 소리를 듣게 되고, 어디가 어떻게 잘못됐는지 모른 채 실수를 연발하게 돼 팀장은 상사에게 미운털만 박힌다. 보고서 쓴 사람은 자신이 아닌데 보고서를 제대로 검토하지 못한 죄로 팀장은 늘 불안하고 억울한 마음도 든다. 팀원이 쓴 보고서 그대로 상사에게 들고 갈 수도 없고, 팀장 체면이 있는데 보고서 잘못 썼다고 팀원에게 윽박지를 수만도 없다. 팀장의 상사라면, 이 따위로 보고할 거냐며 이왕 야단치는 것 체계적으로 가르치면 더 좋을 것이다.
이 책은 팀원이 쓴 보고서로 상사에게 보고해야 하는 팀장들을 위해, 또 아래에서 올라온 보고서를 검토해야 하는 상사들을 위해 어떻게 검토해야 하는지 그 방법을 체계적으로 알려주는 책이다. 개인과 팀 ‘보고’의 수준과 역량을 높이고 직장생활의 만족도를 높여줄 수 있다. 보고서 작성법은 책도 있고 교육도 많지만, 보고서 검토법은 책도 교육도 전무한 실정. 20년간 다양한 직종에서 사원부터 임원까지 다양한 직책을 경험한 저자가 ‘보고서 검토 기술’을 집필하게 된 것은 직장생활 동안 본인 자신이 절실한 필요를 느꼈으나 여태 이런 책을 찾아볼 수 없었기 때문이다. 상사에게 당장 OK받고 칭찬받는 보고서를 작성할 필요가 있는 사람이라면 사원, 주임, 대리, 팀장 할 것 없이 누구에게나 꼭 필요한 내용들만 담았다. 보고를 받고 의사결정하는 위치에 있는 상사에게도 이 책이 유익할 것이다. 여기저기서 본 듯한, 교과서에서나 있을 법한 이론이 아니라, 20년간 직장인으로서의 체험과 이 분야 전문가로서의 깊은 통찰이 빚어낸 살아있는 비법들이다. 특히 업무력을 향상시켜 줄 한 걸음 진보된 ‘팁’들이 많아서 직장생활을 가뿐하고 경쾌하게 만들어줄 것이다. 직장인의 현실을 포장 없이 현실 그대로 묘사해 지루할 틈 없이 읽히는 것은 이 책의 보너스다. 보고의 관점에서 ‘똑게 똑부’ ‘멍게 멍부’의 바람직한 궁합 등 흥미롭고 독창적인 요소가 많다.
본문은 크게 팀원의 논리를 검증하고 상사의 입장을 반영하는 일, 상사의 지식을 늘리고, 팀원의 보고력을 향상하는 일 등 네 가지에 초점을 맞추고 있다. 그것이 보고서를 검토하는 근본적인 목적이라고 저자는 강조한다. 제5장까지는 보고서 검토의 정의와 목적을 바르게 규정하고 팀원과 상사의 입장을 제대로 이해하는 장이다. 사례 위주로 이해하기 쉽게 구성했다. 제7장 게이미피케이션 워크숍은 팀 워크숍을 게임처럼 재미있고 유익하게 보낼 수 있는 툴을 제공한다. 부록의 보고서 용어 풀이는 그 흔한 용어집을 완전히 탈피했다. 저자의 깊은 통찰을 위트로 가볍게 녹여냈다. 용어 이해와 더불어 논리와 통찰까지 얻어갈 것이다.

목차

들어가는 말: 보고서 검토는 상사의 지식을 늘리고 팀원의 보고력을 향상하는 일

제1장 보고서 검토가 팀장의 성과다
팀장의 보고서 딜레마
보고서 작성자와 검토자의 사고 차이
보고서 검토도 기술이다

제2장 팀원의 논리를 검증하는 기술
보고서 논리 점검의 툴, 로직체인
자료 - 자료가 정확하고 적절한지 검증하라
사실 - 진짜 사실인지 검증하라
판단 - 판단 기준을 상사가 인정할지 검증하라
주장 - 상사가 수용 가능한 주장인지 검증하라

제3장 상사의 입장을 반영하는 기술
차마 말할 수 없는 상사의 9가지 입장
개인적 상황 - 상사가 일하고 싶을 때 보고한다
조직적 상황 - 상사가 새로운 것을 원할 때 보고한다
관계적 상황 - 상사가 힘이 있을 때 보고한다

제4장 상사에게 보고하는 기술
보고서에 대해 잘못 알려진 네 가지
분량은 종류와 내용에 따라 정한다
상사의 지식을 따져 순서를 정한다
자주 보고해 완성도를 높인다

제5장 팀원의 보고력을 키우는 법
보고력에 포함되는 6가지 능력
문해력 - 지시를 정확히 해석하는 능력
조사력 - 가설을 세워 적절한 자료를 찾는 능력
분석력 - 자료에서 사실을 도출하는 능력
기획력 - 사실을 판단하고 주장을 만드는 능력
표현력 - 내용에 적합한 형식으로 쓰는 능력
전달력 - 상사가 의사결정할 수 있도록 설명하는 능력

제6장 보고서 검토 사례
보고서 항목, 정확한 의미로 쓰고 있는가?
근거가 없으면 보고도 없다
잘 모르면 쓰지 말라
지나친 배려가 보고서를 망친다

제7장 팀 보고력 향상 게이미피케이션 워크숍
보고력 향상은 팀 전체의 노력이 필요한 일
모듈 1. 보고서의 작성과 검토 이해
모듈 2. 보고력의 진단과 향상
모듈 3. 이해관계자의 입장 반영

부록. 세상 어디에도 없는 보고서 용어 풀이
에필로그. 보고서의 꽃은 마지막 장이다

책 속으로

팀장은 위에서 떨어진 어처구니없는 목표를 낮춰야 하고, 아래에서 올라온 근거 없는 목표를 올려야 한다. 아래에서 올라온 10% 성장 전략으로 20% 성장을 이뤄내겠다고 위에 보고서를 올려야 한다.
_ p.14

우리는 심사위원회 위원이기도 한 우리 회사 CFO에게 초안을 보여주었다. 그는 내용과 구성이 매우 전략적이고 좋다고 평가했다. 하지만 ‘가슴을 찌르는 무언가’가 없어서 아쉽다고 했다. 심사위원들의 가슴을 찌르는 결정적인 한마디가 필요하다는 것이었다. _ pp.24~25

자료에서 사실로, 사실에서 판단으로 이어지는 과정은 논리적이어야 한다. 하지만 판단 다음에 주장으로 이어지는 과정은 정치적이어야 한다. 많은 옵션 중에서 몇 가지 대안을 선정하는 과정은 논리로 하지만, 몇 가지 대안 중에서 하나를 결정하는 것은 정치로 한다. 이것이 로직체인이다. _ pp.45~46

팀원은 산신령처럼 절대 평가를 좋아한다. 그래서 절대 판단을 한다. 절대 판단을 하는 팀원은 신사업을 추진하는 이유를 이런 식으로 댄다. “우리가 그 사업을 하고 있지 않기 때문입니다.”
그러면 상사는 상대 판단을 해서 이렇게 묻는다. “그렇다면 우리 경쟁사가 그 사업을 하지 않는 이유는 무엇인가ㆍ”_ p.74

ㆍ 상사가 여유가 없는 경우 다른 부서와 미리 협의해 단일 방안 제시
“마케팅 업무 효율화를 위해서는 조직적 혁신이 필요하며 영업부서, 판매부서, 기술부서와 여러 방안을 논의한 결과, 판매부서와 정보를 공유하는 것이 현실적으로 가능한 대안인 것으로 파악했습니다. ‘상사님’이 판매부서장에게 다음 사항을 전달해주시면 이후 작업은 저희 팀에서 진행하겠습니다.” _ p.99

상사는 팀원과 달리, 개념을 먼저 이해해야 각 사례의 의미를 알 수 있다. 불필요한 사례를 굳이 다 이해할 필요가 없다. 상사의 입장에서 말하면, 본질에 집중하는 것이다. 따라서 보고서에는 개념을 먼저 적은 뒤 필요에 따라 사례를 보충 설명하는 것이 좋다. _ pp.132~133

그러나 보고서 관점에서 보면 똑게 팀장과 똑부 팀원의 궁합은 이상적이 아니다. 똑게 팀장은 상사에게 들은 지시를 앵무새처럼 똑같이 팀원에게 전달한다. 똑부 팀원은 팀장이 지시한 것만 보고한다. 팀장이 상사의 입장과 고민까지는 충분히 이야기해주지 않았기 때문에, 팀원은 팀장의 입장과 고민까지만 생각하고 정확히 그 수준에 맞는 보고서를 쓴다. 그런 보고서는 팀장이 볼 때는 괜찮지만, 상사가 볼 때는 여러모로 미흡하다. _ p.154

문해력은 지시를 정확히 해석하는 능력이다. 지시를 해석하지 못했다면, 질문을 던져야 한다. 질문은 지시를 해석하는 가장 쉽고 빠른 방법이다. 자신은 얼마나 질문해야 하는지, 질문과 보고서 결과는 어떤 관계인지에 중점을 두고 살펴보라. _ p.251

“사느냐, 죽느냐, 이것이 문제로다.”
셰익스피어의 「햄릿」에 나오는 유명한 말이다. 셰익스피어가 우리말로 쓰지는 않았을 것이고, 원문에는 뭐라고 쓰여 있을까ㆍ 그러니까 ‘문제’를 어떤 영어 단어로 썼을까ㆍ _ p.279

2005년 개봉한 영화 ‘달콤한 인생’에서 선우(이병헌 분)가 말한다.
“제게 왜 그러셨어요ㆍ”
보스인 강 사장(김영철 분)이 대답한다.
“넌 내게 모욕감을 줬어!”
모욕감은 김영철이 이병헌을 죽이려 한 이유다. 이병헌이 자기를 모욕하지 않았다면 그를 죽일 이유가 없다. _ p.283

출판사 서평

보고서 작성부터 결재까지 팀장의 역할이 결정적이다

보고서를 검토하는 팀장은 팀원과 상사 사이에서 특별한 리더십이 필요하다. 때로는 중개자로 때로는 교육자로 때로는 화해자로 기능해야 한다. 핵심은 양측의 논리와 상황을 파악하고 어떻게 보고서를 장악할 것인가이다. 팀원은 지식으로 보고서를 쓰고 팀장은 논리로 검토하며, 팀장의 상사는 자신의 입장으로 보고서를 판단한다. 보고서를 논리적으로 쓰면 설득력이 높아진다고 오해하는 팀원들이 많지만, 상사는 합리적인 판단만 하는 사람이 아니다. 회사의 발전과 성장을 위해 효율과 효과를 극대화하려는 마음도 있지만, 때로는 자신의 지위를 지키고 갈등 없는 관계를 유지하려는 마음이 더 크게 작용하기도 한다. 보고서 검토자인 팀장은 이런 팀원과 상사, 양측의 입장을 모두 이해할 필요가 있다. 그래야 다음 스텝으로 빠르게 넘어갈 수 있다.
본문은 보고서를 작성하는 팀원의 심리와 논리, 보고서를 최종 판단해 의사결정하는 상사의 입장을 체계적으로 분석해서 정리한다. 팀원의 보고서에 대해서는 자료, 사실, 판단, 주장을 구분해 검토하는 기술을 설명하고, 상사의 판단에 대해서는 개인적, 조직적, 관계적 상황을 구분해 이해시킨다. 이를 풀어나가는 방식도 흥미로운데, 가령 직원을 더 뽑아주고, 마케팅 비용을 더 투자하라는 팀원의 ‘주장’을 ‘금도끼와 은도끼’에서 효자 나무꾼에게 금도끼 은도끼를 주어야 한다고 ‘주장’하는 산신령에 비교하는 식으로 한다. 경험에서 우러나온 상사의 입장 등 20년 가까이 일반 사원에서 임원까지 다양한 직급을 거친 저자만이 들려줄 수 있는 살아있는 비법들이 많다. 그 밖에도 팀원과 상사가 처한 입장을 객관적인 시각으로 접근, 비교한 내용들은 직장생활의 만족도를 높여줄 수 있는 유익한 포인트가 될 것이다. 보고서는 1쪽으로 써라, 결론부터 이야기하라, 파워포인트로 작성하라, 초등학생도 알아듣게 써라 등등 기존에 알려진 보고서의 원칙들을 적나라하게 파헤쳐 그 허구를 지적하고, 정말 현실적인 보고서 원칙들을 대안으로 소개한다. 린(lean) 보고법 등 보고에 활용할 수 있는 새롭지만 쉽게 익히고 효과적인 방법들도 소개되어 있다.

실제 사례들로 이해하기 쉽게, 워크숍 프로그램으로 게임처럼 재미있게

제6장에서는 관공서 또는 일반 기업의 실제 보고서들을 통해 보고서 검토 기술을 배워본다. 보고서를 검토할 때 가장 기본이 되는 것은 각 항목에 대한 바른 이해라고 저자는 주장한다. 보고서의 배경, 목적, 목표, 효과, 효율 등을 기술할 때 어디에 어떤 식으로 써야 하는지 상세히 기술되고 있다. 평소 이런 항목들을 별 고민 없이 마구 뒤섞어 사용하는 보고서의 실태를 사례로 살펴보고 어떻게 수정해야 옳은지 구체적으로 보여준다. 보고서를 검토할 때 중요한 또 다른 사항은 바로 핵심을 찌르는 질문! 보고서 작성자에게 무엇을 어떻게 물어야 할지 실제 보고서 사례로 정리했다. 보고서의 근거에 대해 어떻게 접근하고 검토해야 할지도 사례를 통해 이야기한다. 이외에도 인용이 제대로인지 확인하는 방식, 4P, SWOT 등 전략 프레임을 제대로 사용하고 검토하는 방식 등이 나와 있다. 보고서에 적힌 숫자 검토하는 법, 다양한 차트 사용법 또한 유익할 것이다.
제7장에서는 팀의 보고력을 높이는 다양한 워크숍 프로그램을 소개한다. 크게 보고서의 작성과 검토, 보고서의 진단과 향상, 이해관계자의 입장 반영 등 세 가지 모듈로 구분하고 있다. 각 모듈당 총 2~4시간 안에 소화할 수 있도록 프로그램을 각색했고 준비물, 필요한 양식, 진행 방식을 빠짐없이 소개한다. 게임 형태의 프로그램이어서 워크숍에 활용하기에 매우 좋을 것이고 팀 보고력이 향상되는 성과를 기대할 수도 있을 것이다.

작가정보

저자(글) 김철수

한양대학교 국문과를 졸업한 뒤 여러 직종을 넘나들며 20년간 일했다. 코오롱베니트㈜ 기획마케팅유닛장, 코오롱그룹의 「Industry 4.0 동향보고서」 편집장, 벤처기업 ㈜프리챌 아이템사업부장을 역임했다. 정부와 대기업을 상대로 시스템 통합 용역의 프로젝트 매니저로 일했고, 정책 연구 책임자로서 법률이나 조례를 만들기도 했다. 현대자동차, LG전자, 한국정보화진흥원 등 대기업과 공공기관에서 직무 향상 강의를 하고 있고 최근에는 (재)기후변화센터 기후에너지신산업지원단장, (사)한국환경기술인협회 기술부회장을 맡아 기후변화와 에너지 컨설팅도 하고 있다. 저서로는 웹2.0과 서비스 기획을 다룬 『싸이월드는 과연 다음을 넘어섰을까?』, 인공지능 시대에 생각의 생산성을 높이는 『생각경영법』이 있다. 현재 직장인의 글쓰기를 돕는 인공지능 서비스 개발 스타트업의 대표이면서, 직장인의 글쓰기 전문학교 ‘글로스쿨’을 운영하고 있다.