소통하는 보고서 최소원칙 : 소통과 발전을 위한 보고서 작성·사용 가이드

소통과 발전을 위한 보고서 작성 사용 가이드

정경수 지음

빅픽처컴퍼니 2020년 05월 07일 출간 종이책 : 2020년 02월 28일 출간

작품소개

책소개

보고서가 조직을 바꾼다

직장인은 일과 중에 상당한 시간을 보고서 작성에 할애한다. 상당한 시간을 들여서 보고서를 쓰지만 중요한 일이라고 생각하지 않는다. 일상적으로 쓰는 보고서는 억지로 써야 하는 숙제처럼 여긴다. 결론부터 말하면, 보고서는 기획서, 제안서, 결산서 등의 문서보다 결코 쓰기 쉬운 문서가 아니다. 잘 쓴 보고서는 일을 관리하고 조직의 체질을 바꿔서 기업이 도약하는 디딤돌이 된다.
기업에서 쓰는 보고서는 형식과 요소가 정해져 있어도 형식에만 맞춰서 ‘형식적’으로 쓰면 안 된다. 보고서를 쓰는 목적은 ‘정보 제공’이고 기능은 ‘행동 촉구’다. 읽는 사람이 머릿속에 선명하게 그릴 수 있게 설명해야 하므로 “읽은 사람이 정보를 ‘이해’할 수 있게 보고서를 써야 한다”라고 가르친다. 이해하기 쉽게, 짧은 문장으로, 논리적으로 쓰라는 가르침은 보고서 작성자가 지켜야 하는 기본 원칙이다. 이 책은 보고서를 쓸 때 지켜야 하는 기본 원칙과 보고서로 소통하고 업무를 관리하는 노하우를 설명한다.

목차

1. 보고서는 소통을 위한 문서다
보고서가 조직을 바꾼다
소통은 어렵다
확실한 소통을 위해 보고서를 쓴다
소통하는 보고서의 구조와 구성요소
논리를 만드는 문장
요약으로 시작해서 제안으로 끝낸다
작성자의 의견을 반드시 넣는다

2. 보고서에 사업의 방향과 속도가 있다
명분과 실리를 보고서에 담는다
가슴 뛰는 비전과 열정에 기름을 붓는 목표
보고서, 업무를 추진하는 동력
실행력을 보여주려면 그 일을 실제로 해야 한다
보고서로 일하는 속도를 확인한다
진행 상황 보고와 업무 관리
보고서가 생산성을 높인다

3. 설명과 설득 그리고 요약
간략하게 설명하기 VS 구체적으로 설명하기
구체적인 설명을 간결한 문장으로 쓴다
간략하게 설명해야 하는 내용
보고서는 ○○부터 쓴다
지식의 저주를 경계한다
사실과 의견은 명확하게 구분한다
작성자 의견은 숫자로 나타낸다
보고서의 모방과 인용

4. 할 일.한 일.결과 보고
완료한 일과 앞으로 할 일에 관한 보고
실행한 일은 반드시 보고서에 쓴다
업무를 지시한 상사에게 직접 보고한다
피해 상황, 나쁜 결과, 손실액은 반드시 보고서에 쓴다
복잡한 상황을 보고하는 방법
결과를 한 문장으로 쓴다
문제만 보고하지 말고 해결책을 제시한다

5. 핵심이 한눈에 보이게 쓴다
일목요연한 보고서
첫 단락에 핵심을 넣는다
꼭 필요한 메시지만 남기기 위해서 스토리보드를 만든다
의미 있는 내용만 보고서에 쓴다
알아두면 도움이 되는 세 가지 효과
표와 그림을 넣는 방법
한눈에 들어오는 시각 자료 만들기
요약하기
구두 보고에서 지켜야 할 것들

6. 보고서가 업무를 관리한다
일정을 관리하는 보고서
실수와 문제, 개선책을 간략하게 적는다
인정욕구를 충족한다
80퍼센트 완성 단계에서 할 일
일에 관한 확신과 조언을 얻는다
보고서를 읽은 사람에게 피드백을 받는다
긍정적인 관점에서 피드백을 달라고 요청한다
보고서와 보고자료는 다르다

7. 보고서 문체와 작성법
보고서 문체는 무미건조해야 하는가
쉬운 표현으로 쓰고 긴 문장은 적당한 길이로 나눈다
업무보고서 작성하기
시장조사보고서와 출장보고서 작성하기
회의보고서와 완료보고서 작성하기
매출보고서와 결산보고서 작성하기
사업성 평가·예측 보고서 작성하기
보고서 양식과 구성 요소

출판사 서평

묵묵히 열심히 일한다고 회사에서 알아줄까?
직장에서 의사소통의 도구는 글과 말이다. 혼자 일하는 1인 기업가도 보고서 또는 문서를 남겨야 한다. 조직 사회에서는 언제나 말보다 글이 우선한다. 정보 제공을 글로 하고 지시한 사항을 실행하고 결과를 알리는 도구도 글이다. 모든 직장인이 일을 잘하는 사람, 즉 ‘일잘러’가 되려고 한다. 일잘러가 되려면 우선 보고서를 잘 써야 한다. 보고서는 잘한 일을 알리는 소통 채널이다. 직장인은 보고서를 이용해서 잘한 일을 알려야 한다.
관리자와 경영자, 상사는 어떤 일이 어떻게 진행되는지 시시각각 알려주는 직원을 좋아한다. 일이 잘 됐든 잘못됐든 일단은 알려야 한다. 직장에서 실무 능력이 뛰어난 직원보다 상사에게 보고를 잘하는 직원이 더 빨리 승진하는 경우가 많다. 상사는 보고를 잘하는 직원을 곁에 둔다. 그러면 회사가 돌아가는 상황을 빨리 파악할 수 있기 때문이다. 업무가 진행되는 상황을 시시각각 상세하게 알려준 직원은 다음에 비슷한 일을 할 때 책임자가 되기도 한다.

보고서에 작성자 의견을 반드시 넣는다
지금 실행하는 업무 방식에서 벗어나 더 효율적인 대안을 보고서에 넣는 것은 바람직하다. 대안은 아이디어다. 아이디어는 분석과 사고 과정을 거쳐서 나온다. 보고서 마지막에 대안과 의견을 넣으면, 다양한 관점에서 분석하고 경우의 수를 생각했다는 사실을 보여준다.
모든 보고서는 방향을 정해놓고 쓴다. 실무를 담당하는 보고서 작성자가 회사에서 정한 방향과 반대되는 자료로 보고서를 쓰기는 현실적으로 어렵다. 하지만 의견을 제시할 수는 있다. 정해진 방향과 다른 방향의 의견을 제시하는 것은 가능하다. 객관적인 지표와 자료를 분석한 결과 ‘주의가 필요하다’, ‘추이를 보면서 이후에 결정해도 늦지 않다’, ‘나쁜 결과를 얻은 선례가 다수다’ 등의 비판적 의견을 제시할 수는 있다. 보고서는 의사결정에 기초 자료로 활용한다. 사업을 어느 정도 추진하다가 애초에 방향을 잘못 설정했다는 사실이 드러나면 보고서 작성자도 책임을 져야 한다. 만약, 주의 의견이나 경영자가 설정한 방향과 다른 방향을 제시했다면 ‘통찰력 있는 사람’으로 평가될 수 있다.

보고서에 명분과 실리를 담는다
기업이 존재하는 이유는 ‘이윤 극대화’다. 기업은 이윤을 추구하지만 대중(소비자, 잠재고객 등)으로 하여금 ‘돈만 좇는 기업’으로 인식하지 않게 하고, 정당하게 이윤을 추구하는 기업으로 이미지를 구축하기 위해 다방면으로 노력한다. ‘공익’을 추구하는 기업 이미지를 만드는 역할을 보고서가 한다. 대외적으로 배포하는 보고서, 즉 보도자료는 대부분 기업의 인식과 가치를 높이기 위해서 작성한다. 보고서는 ‘명분을 만드는’ 기능을 담당한다. 기업에서는 매출이 신장됐다는 보고서만큼 사회에 보탬이 되는 일을 한다는 보고서를 중요하게 생각한다. 명분 때문이다. 명분은 사람들의 마음을 움직이는 힘이 있다. ‘사회에 공헌하는 기업’이라는 이미지로 여론이 움직이면 매출은 저절로 올라간다. 당장 매출이 오르지 않아도 명분은 마땅히 지켜야 할 도리와 본분이다. 기업에서는 마땅히 해야 할 일을 하면서 동시에 많은 사람에게 도움이 되는 일을 진심으로 한다는 사실을 근거와 함께 보고서에 써서 알린다. 보고서에는 ‘명분’과 ‘실리’두 단어가 같은 비중이거나 명분이 더 큰 비중을 차지해야 한다.

목표와 비전을 쓰는 방법
모든 보고서에는 분명한 목표가 있다. 작성자는 목표를 명확하게 인식하고 보고서를 쓴다. 경영자와 관리자, 사업을 추진하는 실무자는 문서를 통해서 같은 목표를 바라본다. 기업에는 목표보다 상위 개념이 있다. 그것은 비전이다. 비전은 목표를 공유하게 만드는 힘이다. 하지만 목표와 비전이라는 상투적인 말로 실무자의 의욕을 고취시키기는 어렵다. 비전에는 두 가지 요소가 명확히 있어야 한다. ‘언제까지’ ‘무엇을 이룬다(한다)’는 내용이다. 비전이 모호한 기업에 분명한 목표는 있을 수 없다. 목표 위에 비전이 있다. 그럼, 비전보다 상위 개념은 무엇일까? 바로 ‘미션’이다. 보고서에는 목표와 비전을 쓴다. 꿈같은 미션이 아니라 실현 가능한 비전을 보고서에 써야 한다. 기업의 비전과 목표가 명확하다면 직원은 맡은 일에서 비전과 목표를 찾을 수 있다. 기업과 개인의 비전, 목표가 같은 방향을 향한다면 보고서에도 분명한 목표가 드러난다.

업무를 추진하는 동력으로 보고서 사용하기
업무 보고서는 매일 쓰는 게 원칙이다. 필요하다면 하루에도 두세 번 수시로 업데이트한다. 매일 쓰는 게 귀찮다고 미뤄두었다가 몰아서 쓰면 제대로 일을 관리할 수 없다. 매일 규칙적으로 쓴 보고서는 훑어보기만 해도 업무가 어떻게 진행되었고, 무엇이 변경되었는지, 앞으로 할 일은 무엇인지 파악할 수 있다. 팀

작가정보

저자(글) 정경수

저자 : 정경수
콘텐츠 기획사 ‘마이크로트렌드’를 운영하며 콘텐츠를 만든다. 20여 년 동안 글을 쓰고 직장인 대상 교육을 하고 있다. 한국산업훈련연구소에서 효율적으로 일하는 방법에 대해서 연구했다. 직장인이 효율적으로 일하는 방법, 적은 노력으로 큰 성과를 얻는 학습법, 집중력과 창의력을 키우는 방법, 탁월한 아이디어가 떠오르는 순간, 아이디어 구체화 방법론에 관한 콘텐츠를 만든다. 책을 가까이해서 국립도서관에서 사회과학 분야 최다 대출자로 선정되었고 구립도서관에서 ‘책 읽는 가족’으로 선정되었다.
〈샘터〉〈Top Class〉등의 월간지와 현대로템, 오리온그룹, 건강관리협회, 수자원공사, 농어촌공사, EMC, 어도비, 카톨릭 디다케 등 기업, 기관, 단체에서 발행하는 간행물에 글을 썼다. 서울시 인재개발원, 한국HRD 교육센터, 경영자독서모임 MBS, 강원랜드 복지재단, 대전대학교 등에서 직무능력향상 강의를 했다.
지식을 공유하기 위해 ‘지식전달자 정경수’ 브런치와 ‘마이크로트렌드 밑줄긋기’ 페이스북을 운영하고 있다. 지은 책으로는 《핵심 읽기 최소원칙》 《아이디어 기획서 최소원칙》 《문서작성 최소원칙》 《계획 세우기 최소원칙》 《일머리 공부머리 똑똑한 머리 만들기》 《생활밀착형 미래지식 100》 《휴식, 노는 게 아니라 쉬는 것이다》 《사용자 정의 독서법》등이 있다.
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