문서작성 최소원칙 개정증보판

보고서 기획서 제안서 글쓰기

정경수 지음

빅픽처컴퍼니 2018년 12월 15일 출간 종이책 : 2018년 07월 28일 출간

작품소개

책소개

보고서, 기획서, 제안서 작성에 필요한 원칙을 설명한다

직장인의 일과는 문서작성으로 시작해서 문서작성으로 끝난다
한국생산성본부에서 직장인 473명을 상대로 한 설문조사를 토대로 ‘스마트 엔터프라이즈와 조직 창의성 보고서’를 발간했다. 보고서에 따르면 직장인이 전체 업무시간 중 문서작성에 투입하는 시간이 29.7%로 가장 큰 비중을 차지한다. 직장인은 정보검색·수집(22.3%), 검토·의사결정(19.7%), 회의(16.2%), 보고(12.1%) 순으로 업무시간을 할애한다. 문서를 작성하고 정보를 검색하거나 수집하는 데 업무시간의 절반 이상(52.0%)을 소비하는 셈이다. 하루 일과가 문서작성으로 시작해서 문서작성으로 끝난다고 해서 문서작성을 소홀하게 생각하면 안 된다. 문서에서 핵심을 명확하게 표현해서 상사가 더 발전적인 방향의 보고서 또는 기획서를 요구한다면 제대로 커뮤니케이션 하고 있는 것이다.

이해하기 쉬운 문장으로 써라
미국에서 시작된 쉬운 언어 쓰기 운동은 행정, 경영, 법률 등 전문 분야에서 사용하는 용어를 쉬운 말로 표기하자는 의도로 시작되었다. 영국과 미국에서는 1970년대부터 쉬운 영어(plain english) 쓰기 운동을 시작했다. 이 운동은 쉬운 언어(plain language) 쓰기 운동으로 여러 나라에 확산되었다. 영국에서 영세민이 난방비 신청서식을 제대로 이해하지 못해서 얼어 죽은 사건을 계기로 쉬운 언어 쓰기 운동이 시작되었다. 지금은 여러 나라에서 정부·기관과 대중 사이에 명확하게 소통하기 위한 목적으로 시행하고 있다.
우리나라도 외국어 남용을 막고 우리말 사용을 촉진하기 위해 2005년에 국어기본법을 제정했다. 문화체육관광부를 비롯하여 법무부, 금융감독원 등의 정부부처와 기관에서는 쉬운 우리말을 쓰기 위해 노력을 기울이고 있다. 문서작성 전문가들이 공통적으로 강조하는 것은 ‘이해하기 쉬운 문서’다. 이해하기 쉬운 문서를 만들려면 글을 짧게 써야 한다. 문장력을 과시하기 위한 글이 아니므로 단문을 사용해야 한다. 단문은 주어와 서술어 하나만으로 이루어진 문장이다. ‘매출이 상승했다’ ‘납기가 지연됐다’는 단문이다. ‘휴가 시즌 매출이 하락했다’ ‘원자재 수급 문제로 납기가 지연됐다’도 단문이다. 단문은 문장의 구조가 간단해서 논란의 여지가 없다. 단문을 사용한 비즈니스 문서는 간결하고 명쾌하다. 인용한 자료와 수집한 정보의 출처가 분명해야 한다. 문장이 아무리 간결하고 명쾌해도 첨부된 자료의 출처가 분명하지 않거나 확실하지 않은 정보 또는 너무 오래된 자료라면 좋은 문서라고 볼 수 없다. 글로 풀어서 설명하기 어려울 때는 시각화된 자료를 이용해서 명확하게 전달해야 한다. 내용의 구성도 흐름이 있어야 하고 앞·뒤 내용이 논리적이고 체계적이어야 한다.

형식도 내용만큼 중요하다
기획서나 제안서, 보고서는 내용만큼 형식도 중요하다. 열과 행을 잘 맞추고 상위 내용과 하위 내용을 구분만 잘 해도 내용을 파악하기가 수월하다. 아이디어나 제안 내용이 아무리 좋아도 주제와 단락 구분이 제대로 안 된 문서는 읽고 싶은 마음이 생기지 않는다. 비즈니스 문서의 형식과 문체도 읽는 사람에 따라서 중요한 평가 요인이 된다. 직장에서 20~30년 정도 근무한 관리자들은 형식을 파괴한 문서를 인정하지 않는다. 모두 그런 건 아니지만 권위주의적인 성향을 가진 관리자에게 문서를 제출할 때는 전통적인 형식을 따르고 유행어나 함축적인 단어를 피하는 것이 좋다. 개방적이든 보수적이든 성향에 관계없이 맞춤법과 문장부호를 정확하게 써야 한다. 맞춤법을 꼼꼼하게 확인하는 상사가 읽는 보고서는 각별히 유의해야 한다. 상사의 나이에 관계없이 거듭 교정을 봐서 맞춤법, 비문, 문장부호 등 틀린 부분이 없도록 해야 한다.

문서에는 인격이 담겨 있다
문체도 신경 써야 한다. 상사에게 제출하는 문서, 동료에게 전달하는 문서, 부하 직원에게 업무를 지시하는 문서의 문체는 각각 다르다. 함께 일하는 동료에게 전달하는 문서, 이메일의 문체는 격식을 덜 갖춰도 상관없다. 하지만 상사에게 제출하는 문서는 형식을 갖추고 존중하는 문체로 써야 한다. 부하직원에게도 마찬가지로 격식을 갖춰야 한다. 정도의 차이는 있지만 부하직원에게 이메일로 업무지시를 할 때도 아랫사람으로서 존중받고 있다는 느낌을 갖도록 하는 게 중요하다.
받은 메일함을 열어서 상사에게 받은 업무지시 메일을 살펴보자. 존중받고 있다는 느낌이 드는가? 보낸 메일함에서 부하 직원에게 보낸 메일도 살펴보자. 인사말도 없이 업무에 관한 지시사항 몇 줄로 끝내지는 않았는가? 이런 메일을 보면 부하직원이 일을 하고 싶은 의욕이 생길까? 문서와 메시지에도 인격이 담겨있다. 비즈니스 문서, 이메일 모두 커뮤니케이션 수단이라는 점을 인식하고 작성해야 한다.

목차

머리말
차례

Part 1 비즈니스 문서를 간결하게 써야 하는 이유
● 정보 과잉 시대에 단순해지기를 원하는 사람들
더 많은 일을 하기 위해서 시간을 관리한다
3분마다 다른 생각을 하는 직장인
멀티태스킹의 시대는 가고 단순함과 간결함의 시대가 왔다
● 레스 이즈 모어
간결할수록 더 많은 내용을 전달한다
간결함 VS 있어 보이는 모양
가벼운 간결함과 깊은 간결함
디지털 리터러시 스킬
● 무수히 많은 정보와 가치 있는 정보
두 마리 토끼를 쫓지 마라
가장 중요한 일에 집중한다
한 번에 하나의 정보에 집중한다
자료, 수집만큼 폐기도 중요하다
무수히 많은 정보는 선택을 포기하게 만든다
찾기 쉬운 정보는 가치가 없다
가치 있는 정보를 만드는 방법
현장의 소리를 문서에 담자
문서를 작성하는 이유를 이해하자
논리가 문서의 전부는 아니다
● 쉽게 표현하자
문서를 보는 사람의 눈높이에 맞춘다
쉬운 영어 쓰기 운동
읽기 쉬운 보고서가 좋은 보고서다
● 쉬운 언어 쓰기 운동
읽기 어려운 문서가 사람을 죽인다
전문용어를 사용해야 할 때가 있다
쉬운 언어로 문서를 작성해야 하는 이유
● 읽고 싶은 동기를 유발하자
비즈니스 문서에 동기유발 시퀀스를 적용하자
결론을 먼저 보여주면 읽고 싶은 동기가 생긴다
문서를 읽고 싶게 만드는 세 가지 요소
●최종 목표는 아이디어를 명확하게 전달하는 것
맞춤법이 전부는 아니다
명확한 내용이 먼저고 문장·맞춤법은 그 다음이다
좋은 글과 나쁜 글의 기준
● 비즈니스 문서에 대한 사소한 오해들
서식만 채워 넣는 건 비즈니스 문서가 아니다
감성적으로 써야 하는 비즈니스 문서도 있다
너무 짧으면 무례하고 너무 길면 지루하다
서식에 내용을 채워 넣기도 어렵다
● 세계 명문 대학의 글쓰기 수업
대학에 입학한 후에 배우는 학문적인 글쓰기
엄청난 양의 글을 써야 하는 하버드대학 학생들
스탠포드대학의 글쓰기와 수사학 프로그램
예일대학의 글쓰기 자격 요건 과정
우리나라 학생들의 글쓰기
● 명료한 글이 능력 있는 사람을 만든다
글쓰기 능력으로 직원을 평가하는 글로벌 기업들
비즈니스 문서작성은 절대로 어렵지 않다
문서작성을 잘 했을 때 얻는 이점

Part 2 비즈니스 문서를 작성할 때 알아야 하는 것들
● 전문가들은 페이퍼 워크에 능하다
회사에서 작성하는 문서의 종류
문서로 남기면 더 정확하다
문서의 정리·정돈
● 비즈니스 문서를 쓰는 목적을 먼저 생각하자
문서의 목적에 맞는 오피스 프로그램을 사용하자
● 파워포인트가 전부는 아니다
발표는 파워포인트가 아니다
현대카드의 PPT 금지령
비즈니스 문서를 작성하는 과정
● 비즈니스 문서는 결론부터 쓴다
핵심 메시지·결론을 먼저 보여준다
결론을 먼저 보여주면 메시지 전달 효과가 크다
결론을 앞·뒤에서 두 번 보여주는 양괄식의 장점
결론을 마지막에 보여주는 문서도 있다
● 비즈니스 문서작성에 필요한 메모의 기술
메모는 유능한 기획자들의 공통적인 습관
낙서처럼 하는 메모도 효과가 있다
메모는 다시 확인할 때 가치가 배가 된다
● 읽는 사람에게 충실해야 좋은 비즈니스 문서다
비즈니스 문서의 목적과 대상
문서를 읽는 사람의 입장에서 작성한다
읽는 사람에 따라 달라지는 문서의 형식과 문체

Part 3 비즈니스 문서에서 지켜야 하는 문법
● 비즈니스 문서의 목적과 내용
문서를 작성하는 이유를 기억하자
문서를 작성하는 궁극적인 목적
● 좋은 비즈니스 문서의 조건
문서를 잘 쓰면 작성자도 높게 평가된다
짧은 문장이 이해하기 쉽다
짧은 문장, 쉬운 표현으로 쓰기
읽는 사람이 이해하기 쉬운 문서가 좋은 문서다
● 비즈니스 문서의 문장과 표현 방식
누구나 이해할 수 있는 문장과 표현
문서를 읽는 사람에게 맞춘 표현 방식
설명·설득을 위한 문서의 표현방식과 구성요소
개조식으로 써야 할 때와 쓰지 말아야 할 때
개조식 표현과 서술형 표현의 장단점
개조식 표현의 장단점
● 보고서에서 사실과 의견의 구분
사실과 의견을 표현하는 방법
문서를 읽는 사람의 이익을 핵심 메시지로 정한다
● 제목만 보고도 내용을 알 수 있어야 한다
주의를 집중시키는 제목
중요한 문서, 시급한 문서, 읽고 싶은 제목의 문서부터 본다
제목·부제에서 키워드를 보여준다
내용을 한눈에 알 수 있는 제목
● 비즈니스 문서에서 지켜야 하는 표현 규칙
공식적인 문서에는 존댓말을 사용하지 않는다
숫자는 아라비아 숫자로, 단위는 영문으로 표기한다
비즈니스 문서를 구성하는 세 가지 요소
비즈니스 문서의 번호 코드 계층 표시
계층을 표시하려면 짧은 문장으로 써라
● 설득하는 비즈니스 문서에 적용하는 6가지 법칙
비즈니스 문서 작성의 제1원칙 ‘정확하게 표현하기

책 속으로

《일하는 뇌》를 쓴 데이비드 록은 직장인이 1시간에 20번씩 관심을 다른 데로 돌린다는 연구결과를 인용하면서 생산적으로 사고하는 시간이 매우 적어졌다고 했다. 1시간에 20번씩 관심사가 달라진다면 평균적으로 3분마다 다른 생각을 하는 것이다. 교육학에서는 한 가지 사건이나 활동에 집중하는 시간을 ‘주의집중 시간’이라고 한다. 연령별 주의집중 시간은 만 3~4세에 10분, 5세 이상의 어린이는 15~30분 정도다. 개인차가 있지만 일반적으로 이 시간 동안 아이들은 한 가지 활동에 주의를 집중한다. 그런데 성인인 직장인이 1시간에 20번씩 관심사가 달라진다는 연구결과는 놀랍기까지 하다.
- 3분마다 다른 생각을 하는 직장인 16p

직장에서는 필요한 메시지를 정확하게 전달해서 상사, 동료, 거래처 담당자를 설득하고 이해시켜야 한다. 한 장짜리 보고서를 쓰는 것처럼 무조건 짧게 핵심만 담아야 한다는 생각에 사로잡힐 필요는 없다. 시간과 지면을 아껴서 핵심만 보여주되 주어진 환경을 최대한 활용할 줄 알아야 한다. 《21세기 핵심역량》을 쓴 버니 트릴링은 급변하는 사회에서 갖춰야 할 지식과 태도에 대해서 설명하면서 간결함을 가벼운 간결함과 깊은 간결함으로 구분했다.
- 가벼운 간결함과 깊은 간결함 21p

GE에서 ‘1 Page Report ’ 문화를 정착해 나가는 과정에 이런 일이 있었다. 과거의 방식으로 문서를 작성하던 사람들에게는 한 페이지에 내용을 모두 넣는 것이 어려웠다. 전달하고 싶은 내용은 많은데 한 페이지로 제한돼서 결국 글자 크기를 줄였다. 여러 페이지에 전달하던 내용을 글자 크기를 줄여서 그대로 한 페이지에 몰아넣은 것이다. 내용을 압축해서 표현하지 못하고 글자 크기를 줄이는 방법을 선택했다. 잭 웰치 회장이 지시한 ‘1 Page Report’는 만들었지만 본질과는 어긋나는 문서가 만들어졌다.
- 문서를 작성하는 이유를 이해하자 37

기업에서 쉬운 언어를 사용하면 의사소통이 원활해지는 것 이외에 어떤 장점이 있을까? 이 질문에 답변을 생각하기 전에 왜 전문적인 용어, 어려운 용어를 쓰는지 생각해봐야 한다. 자신의 전문적인 식견을 드러내기 위해서 일부러 어렵게 말하는 사람은 없을 것이다. 특정 집단에서 의사소통에 도움이 된다면 전문용어를 사용하는 게 맞다. 때로는 전문용어가 불필요한 설명을 줄여 주기도 한다. 조금 더 전문적인 인상을 남기기 위해서 전문용어나 약어를 일부러 사용하기도 한다. 자신에게 익숙하기 때문에, 업무상 편의 때문에 전문용어를 사용하는 사람도 있다.
전문적인 용어를 사용하는 대표적인 집단은 의료인이다. 병원 직원들 사이에는 약자와 의학용어를 사용하지만 환자에게 설명할 때는 의학용어를 배제하고 설명한다. 의료인들은 대상에 따라서 사용하는 말이 달라진다.
- 쉬운 언어로 문서를 작성해야 하는 이유 48p

해외 전시회 참관 보고서의 결론은 몇 명의 바이어와 만나서 어떤 상담을 했고 현지에서 어떤 결과가 있었는지 알려주는 것이다. 해외 전시회에서 일어난 일을 결과 중심으로 요약하고 숫자로 표현할 수 있는 성과로 보고서를 시작해야 한다. 현지에서 얻은 결과 중에서도 가장 괄목할만한 성과를 먼저 제시하고 바이어가 궁금하게 생각하는 것들, 참관하는 중에 얻은 새로운 아이디어 등 중요가 낮고 업무와 관련성이 떨어지는 내용들을 순서대로 구성한 다음 총평으로 보고서를 마치면 된다.
- 결론을 먼저 보여주면 읽고 싶은 동기가 생긴다 52p

같은 부서에 근무하는 직원들 사이에는 간략하게 내용만 적어서 전달해도 상관없지만 거래처 담당자나 고객에게 전달하는 문서에 핵심적인 내용만 적으면 무례하다는 인상을 줄 수도 있다. 간결함이 모든 문서에 통하는 것은 아니다. 커뮤니케이션을 목적으로 하는 문서에는 필요한 내용을 필요한 만큼 보여줘야 한다. 너무 짧으면 무례하게 보이고 너무 길면 짜증을 유발한다.
- 너무 짧으면 무례하고 너무 길면 지루하다 64

교육을 진행하면서 문서작성을 어렵다고 하는 이유가 글을 잘 못쓰기 때문이 아니라 생각을 정리하지 못하는 데서 비롯된다는 걸 알게 되었다. 현장에서 일하는 사람들도 이와 비슷한 고충을 겪는다. 경영진은 개선안을 내면 즉시 반영하겠다고 하지만 현장에서 일하는 사람들은 문서를 작성할 시간이 없다. 생각을 정리해서 글로 표현하는 데 익숙하지 않아서 양식을 제공해도 내용을 정리하기가 막막한 것이다.
- 서식에 내용을 채워 넣기도 어렵다 65p

문서를 보관할 때는 정리와 정돈의 개념을 제대로 알고 적용해야 한다. 문서를 보관하는 장소는 정해져 있지만 어떻게 정리하고 정돈해야 하는지 제대로 아는 사람은 많지 않다. 몇 년 전에 보관해둔 문서를 찾으려고 부서 직원 전체가 캐비닛과 파일을 샅샅이 뒤져본 경험은 누구나 있을 것이다. 문서를

출판사 서평

명료한 글이 능력 있는 사람을 만든다
회사에서 글쓰기를 잘 하면 어떤 이점이 있을까? 상사, 제휴사, 클라이언트에게 보내는 문서를 읽기 쉽게, 보기 좋게 작성하면 회사에 대한 긍정적인 이미지를 주고 판매·매출을 증진시킬 수 있다. 회사에서 사용하는 문서는 시나 소설처럼 은유적으로 표현하거나 복선·암시 등을 넣지 않는다. 전달하고자 하는 내용을 명확히 전달하면 그걸로 끝이다. 업무적으로 소통하기 위해 작성하는 문서는 전달하는 내용에만 집중하면 된다. 특별한 기술은 필요 없다. 소통하기 위한 글쓰기를 복잡하게 접근하면 핵심을 전달하기 어렵다. 직장인이 글을 특별하게 잘 쓸 필요는 없다. 직장에서는 글을 잘 썼다고 특별히 표가 나지 않는다. 하지만 글을 못 쓰면 표가 확 난다. 문서작성에는 뛰어난 글재주가 아니라 정확한 단어를 사용하고 누구나 알 수 있게 명료하게 표현하는 능력이 필요하다. 직장에서는 보고를 잘 하는 사람, 문서를 잘 만드는 사람을 일 잘 하는 사람으로 평가한다.

문서작성 최소원칙 개정증보판 : 기획서 보고서 제안서 글쓰기
《문서작성 최소원칙 개정증보판》은 기획서, 보고서, 제안서 등의 문서를 작성할 때 지켜야 하는 원칙을 설명한다. 개정증보판에는 가치 있는 정보를 만드는 방법, 문서작성을 잘 했을 때 얻는 이점, 문서의 정리·정돈·폐기 등의 내용을 추가했다. 문서를 작성하는 직장인이 가져야 하는 마인드와 생각을 정리하는 방법도 소개한다.
문서를 작성할 때 지켜야 하는 원칙이 있다. 문서를 작성하는 이유를 분명히 알아야 하고 문서를 읽는 사람이 요구하는 것을 간결하되 깊이 있는 내용으로 써야 한다. 회사에서는 말보다 글로 하는 커뮤니케이션을 더 선호한다. 말보다는 글이 더 정확하기 때문이다. 비즈니스가 복잡해질수록 문서와 기록의 중요성은 부각된다. 직장인은 하루 일과 중 상당한 시간을 문서를 작성하는 데 쓴다. 인터넷, 인트라넷, 스마트폰 메신저, 업무용 메신저, SNS 등 계속해서 무언가를 쓰면서 소통한다. 커뮤니케이션 도구가 다양해지면서 글쓰기 비중은 계속 커지고 있다. 이 책은 직장인이 보고서, 기획서, 제안서를 쓸 때 지켜야 하는 원칙을 설명한다. 이 책에서 설명하는 문서작성 최소원칙만 지켜도 문서작성을 못한다는 말은 듣지 않을 것이다.

작가정보

저자(글) 정경수

기자, 기획자, 강사, 작가로 일하면서 다양한 분야의 콘텐츠를 만든다. 콘텐츠 기획과 제작을 천직으로 여기며 출판·전자책 콘텐츠를 기획하고 수자원공사, 오리온그룹, EMC 등의 기업과 기관의 사보·웹진에 글을 쓰고 있다. 콘텐츠 기획·제작 외에도 직장인을 대상으로 경영·직무능력 향상 분야의 교육과정 개발과 강의를 하고 있다. 경영자독서모임 MBS와 강원랜드 복지재단, 한국HRD교육센터 등에서 직무능력 향상 강의를 하고 컬럼을 썼다. 기업교육과 집필을 통해서 직장인과 경영자들이 사업적인 마인드를 가질 수 있도록 도와주고 있다. 사업을 시작할 때는 시장조사 보고서, 제안서, 기획안을 쓰고 제작을 완료하는 시점에는 완료보고서와 클라이언트가 요청하는 여러 가지 문서를 작성한다. 사업을 추진하는 것 보다 보고서와 기획서, 제안서를 쓰는 게 더 어려울 때도 있다. 직장생활을 하는 동안 여러 가지 비즈니스 문서를 작성하면서 문서작성에 일반적으로 통용되는 법칙 같은 건 없다는 것을 깨달았다. 하지만 문서를 작성할 때 지켜야 할 최소한의 원칙은 찾았다. 이 원칙을 지킨다면 문서작성을 못한다는 말은 듣지 않을 것이다. 콘텐츠 기획자로 일하면서 문서를 작성했던 경험에 기초하여 《문서작성 최소원칙 개정증보판》을 썼다.
지은 책으로 《계획 세우기 최소원칙》《일머리 공부머리 똑똑한 머리 만들기》 《휴식, 노는 게 아니라 쉬는 것이다》《사용자 정의 독서법》 등이 있다.