계획 세우기 최소원칙

시작만 하고 끝내지 못한 일들을 완료하는 현실적인 방법

정경수 지음

빅픽처컴퍼니 2018년 12월 15일 출간 종이책 : 2018년 03월 21일 출간

작품소개

책소개

‘워라벨’을 실현하는 방법은 ‘계획 세우기’
‘워라벨’은 Work and Life Balance의 앞 글자를 딴 신조어로 일과 삶의 균형이라는 뜻이다. 삶의 질을 중시하는 사회 분위기가 확산되면서 직장이나 직업을 선택할 때 더 많은 연봉을 받기보다 ‘워라벨’을 1순위로 꼽는 사람들이 늘고 있다. 취업준비생을 대상으로 입사하고 싶은 기업 유형을 온라인으로 설문 조사했는데, 연봉이 높고 야근이 잦은 직장은 11.8퍼센트, 연봉 낮고 야근이 없는 직장은 22.8퍼센트, 연봉은 중간이고 야근이 적은 직장은 65.2퍼센트가 선택했다.
정부에서는 ‘삶의 질 개선’을 국정 목표로 제시했다. 직원들이 일과 생활의 균형을 이룰 수 있도록 근무시간을 조정하고 퇴근시간이 되면 자동으로 컴퓨터가 꺼지는 ‘PC 셧다운’ 제도를 시행하는 기업도 있다. 삶의 질을 개선하는 제도를 시행한 지 얼마 지나지 않아서 직장인들이 맡을 일을 끝내기 위해서 새벽에 출근한다는 뉴스가 나왔다. 퇴근 시간을 강제로 지켜야 하기 때문에 새벽부터 나와서 일하는 것이다.
계획을 세우면 시간이 생긴다. 시간은 모든 사람에게 공평하게 주어지지만 계획을 세워보면 여유 시간이 생긴다. 계획을 세우지 않은 사람과 비교해서 계획을 세우는 데 더 많은 시간을 들인 사람이 결과적으로 더 빨리 목표를 달성하고 더 많은 여유 시간을 갖는다. 에이브러햄 링컨은 “내게 나무를 벨 시간이 여덟 시간 주어진다면 그중 여섯 시간은 도끼를 가는 데 쓰겠다.”라고 했다. 빨리 나무를 베야 한다는 생각으로 날이 무딘 도끼로 나무를 베면 힘만 들고 나무는 많이 베지 못한다.

업무는 끝날 때까지 끝나지 않는다
할 일은 언제나 할 수 있는 일의 양보다 많다. 능력을 초과해서 일을 하는 건 무리다. 쉬지 않고 일만 하면 얻는 것보다 잃는 게 많다. 스티븐 코비는 “소중한 것을 먼저 하라.”라고 했다. 많은 일을 다 하려고 하기보다 더 중요한 일, 더 가치 있는 일, 더 큰 만족을 주는 일을 해야 한다. 그러려면 계획을 세워야 한다. 중요한 일과 긴 시간이 필요한 일에 많은 시간을 배분하고 금방 끝나는 일이나 덜 중요한 일은 자투리 시간에 하면 된다. 더 많은 일을 하려고 시간을 관리하는 사람이 있다. 시간을 관리할 때 우선순위를 정하고 할 일 목록, 계획표를 만들고 PDCA, 간트 차트 등을 이용한다. 계획을 세우고 시간을 관리하는 데 과학적인 방법과 시간관리 기법은 도움이 된다. 하지만 시간을 철저하게 관리하다고 더 많은 일을 할 수 있는 건 아니다. 과학적인 방법론이 항상 좋은 결과를 가져다주는 것도 아니다.
계획을 세우고 시간을 관리하는데 검증된 방법론과 원칙은 많다. 시간을 더 효율적으로 이용하기 위해서 아침형 인간이 되려고 노력하고 늦은 밤에 집중력이 높아지는 사람은 저녁형 인간으로 산다. 어려운 목표를 정하라는 ‘하드골’과 작은 일부터 시작하라는 ‘스몰스텝’, 의도적으로 여운을 남기는 ‘자이가르닉 효과’와 일을 완료한 후에 휴식을 취하는 ‘차단 완료 효과’처럼 목표, 계획, 시간관리에는 상반되는 방법론이 많다. 이 책에는 실험과 연구로 증명된 계획ㆍ시간관리의 법칙과 많은 사람들이 실천해서 성공한 방법을 담았다. 늘 시간에 쫓기는 사람, 흘려보내는 시간이 아까운 사람, 적게 일하고 많은 성과를 원하는 사람 모두 이 책에서 설명하는 원칙을 자기가 하는 일과 시간, 환경에 맞춰서 실천하고 일과 삶의 균형을 찾기 바란다.

목차

제1장 계획과 계획표
ㆍ 논리적인 계획 세우기
버킷리스트를 구체적인 계획으로 바꾼다
할 일 목록
계획에는 논리가 필요하다
ㆍ 수시로 점검하고 수정하면 계획오류를 줄일 수 있다
목표를 구체화하는 도구를 이용한다
계획을 수시로 점검한다
계획을 낙관적으로 보기 때문에 계획오류가 발생한다
계획은 실행하면서 계속 수정한다
ㆍ 할 일 목록과 하지 말아야 할 일 목록
할 일을 작게 나누기
하지 말아야 할 일 목록
할 일 목록을 수시로 점검한다
계획을 세울 때는 형식에 얽매이지 않는다
ㆍ 계획이 할 일과 시간을 통제한다
계획을 구성하는 세 가지 요소
할 일과 시간을 통제하는 방법

제2장 24시간을 계획하고 활용하기
ㆍ 절대적인 시간과 상대적인 시간, 제대로 이용하기
시간의 두 가지 속성
일상적인 일에 규칙 정하기
ㆍ 계획은 천천히 세우고 실행은 신속하게 한다
소요시간을 적는다
시간도둑을 퇴치하는 방법
계획은 천천히, 실행은 신속하게
ㆍ 오버워크를 경계하라
할 일 목록을 만들기 전에 ‘한 일’을 기록한다
계획에 휴식 시간을 넣는다
ㆍ 시간은 관리하는 게 아니라 이용하는 것이다
전통적인 시간관리 기법에서 빠트린 것
생각 정리가 계획의 시작이다
때와 장소의 힘

제3장 완벽한 시간활용
ㆍ 다이어리의 빈 공간이 계획을 완성한다
전통적인 일정관리
할 일 목록을 실행하기 위한 기본 요건
시간을 효율적으로 활용하기 위한 행동관리
ㆍ 할 일이 분명하면 낭비하는 시간이 줄어든다
일정은 역산 스케줄링으로 산출한다
생산성을 높이는 흐름을 만든다
시간을 낭비하게 만드는 요인은 자기 자신에게 있다
ㆍ 시간이 부족하면 ‘적자’, 여유 시간이 생기면 ‘흑자’
나를 위한 시간은 24시간 중 3시간뿐이다
짧은 시간에 더 많은 정보 획득하기
ㆍ 계획이 미래를 바꾼다
계획의 효율과 효과를 높이는 4단계
시간을 활용하는 궁극의 비책

제4장 계획대로 시작하기
ㆍ 시작에는 테크닉이 필요하다
지금 당장 시작하기
작은 일부터 실행하면 시작이 어렵지 않다
쉬운 일로 워밍업하고 어려운 일부터 끝낸다
ㆍ 계획이 틀어졌을 때는 이렇게 한다
쉬지 않고 생각을 적는다
계획과 실천 사이에 동기부여가 있다
결정 내리기
작심삼일 열 번이면 한 달
ㆍ 시작하지 않으면 아무것도 얻을 수 없다
우선순위보다 중요한 것
실제로 그 일을 하는 게 중요하다
성공의 경험이 자신감을 만든다

제5장 한 가지 일에 집중하기
ㆍ 여러 가지 목표와 계획이 조화를 이루게 만들기
집중력 발휘하기
조용한 방과 시끄러운 방
방해요인 제거하기
ㆍ 해야 하는 일에 의미 부여하기
속도보다 방향이 중요하다
지금 내가 가장 하고 싶은 일은 무엇인가
ㆍ 목표가 기회를 만든다
큰 그림에 집중하기
계획 자체를 즐긴다
계획한 대로 꾸준히 실천하면 기회가 생긴다
ㆍ 계획이 너무 많은 것은 계획이 없는 것과 마찬가지다
계획한 일에 몰입하기
계획이 너무 많으면 아무것도 이룰 수 없다

제6장 미루는 습관 극복하기
ㆍ 늦게까지 일하지 않는다
실행을 지속하는 힘
미루는 습관은 기록하는 습관으로 극복한다
스마트 기기가 중요한 일을 미루게 만든다
ㆍ 마감효과가 통할 때와 통하지 않을 때가 있다
마감효과를 노리면서 할 일을 미룬다
자이가르닉 효과와 차단 완료 효과를 적절히 이용한다
우선순위와 유연성 사이에서 줄타기
일의 양은 언제나 자기 능력을 초월한다

제7장 일일 목표·월간 목표·연간 목표
ㆍ 현실적인 목표와 이상적인 목표 모두 필요하다
의욕을 불러일으키는 목표가 좋은 결과를 만든다
목표는 언제든지 바꿀 수 있다
ㆍ 간절히 원하는 목표를 확인하는 방법
목표에도 우선순위가 있다
목표를 종이에 쓰고 시각화한다
ㆍ 거대한 코끼리를 먹는 방법
주어진 시간을 100퍼센트 활용하도록 만든 계획은 실패한다
상황 변화에 따라 목표와 계획 수정하기
어려운 목표는 실행 가능한 목표로 바꾼다
장기 목표를 이루려면 3일 안에 달성 가능한 작은 목표를 정한다

제8장 계획은 실행으로 완성된다
ㆍ 시작이 반이다. 그러면 반만 남는다
오버페이스를 경계하라
실행에 집중하려면 수칙을 만들자
ㆍ 성취감이 실행력을 향상시킨다
할 일 목록이 주는 좌절감에서 벗어나기
시간과 노력보다 집중력이 중요하다
ㆍ 무한반복 실행이 성공을 만든다
계획대로 끊임없이 실행한다
계획은 항상 바뀐다
ㆍ 목표를 달성한다는 믿음을 갖는다
목표를 달성하는 데 필요한 시간
실패한 계획에 대처하는 방법

책 속으로

계획에는 반드시 실천하겠다는 의지와 반박할 수 없는 논리가 들어있어야 한다. 영국의 소설가 루디야드 키플링은 “나는 여섯 명의 충직한 하인을 거느리고 있다. 그들의 이름은 무엇, 왜, 언제, 어디서, 어떻게, 누가다.”라고 했다. 계획에 논리를 넣는 것은 어렵지 않다. 해야 할 일, 하고 싶은 일을 계획할 때 육하원칙에 대입하면 된다. 육하원칙은 5W1H(What, Who, Where, When, Why, How)다. 직장에서 업무를 분담할 때, 일을 하는 주체가 누구인지 분명하게 정한다. 계획과 실행의 주체가 자신일 경우에는 Who를 빼고 4W1H를 넣어서 계획을 세운다.
ㆍ 계획에는 논리가 필요하다 / 23쪽

하지 말아야 할 일 목록은 할 일을 더 명확하게 해주는 가이드라인이다. 불필요한 일, 목표를 달성하는 데 도움이 되지 않는 일, 당장은 이익이 되지만 장기적으로 이익이 되지 않는 일 등을 명확하게 정리해두면 꼭 해야 할 일 외의 중요하지 않은 일에는 한눈을 팔지 않게 된다. 한눈을 팔지 않아서 해야 할 일에 집중하고 결과적으로 목표를 달성하는 시간이 단축된다. 하지 말아야 할 일 목록을 만들면 실행력과 효율, 경쟁력이 향상된다.
ㆍ 하지 말아야 할 일 목록 / 47쪽

일상적인 일에 규칙을 정하면 매번 같은 고민을 할 필요가 없다. 어떻게 실행할지 미리 계획하고 있기 때문에 빠르게 처리할 수 있고 반복해서 습관이 되면 부담 없이 실천할 수 있다. 일상의 규칙을 정하고 습관이 되면 실천하는 데는 큰 힘이 들지 않는다. 중요한 일에 더 많은 힘을 쏟을 수 있다. 직장에서 담당자를 정해두는 것도 일종의 규칙이다. 담당자를 정해두면 어떤 일이 생겼을 때 바로 일을 시작할 수 있다. 이메일과 SNS 확인, 일기 쓰는 시간, 식사 등 반복적으로 해야 하는 일, 기본적인 일에 규칙을 정해두면 중요한 일에 더 많은 시간과 에너지를 집중할 수 있다.
ㆍ 일상적인 일에 규칙 정하기 / 70쪽

흘러가는 시간을 관리하는 것은 불가능하다. 시간을 잘 관리한다고 해서 24시간이 48시간이 되고 잘못 관리한다고 해서 12시간이 되지 않는다. 시간에 ‘관리’라는 말을 쓰는 게 애초부터 잘못됐지만 오래전부터 그렇게 사용해왔기 때문에 관습적으로 시간관리라고 부른다. 우리가 말하는 시간관리는 대부분 자기 관리다.
시간을 관리하는 이유가 더 많은 일을 하기 위해서라면 시간관리는 며칠 못 가서 실패한다. 시간관리에 성공하려면 중요한 일에 시간을 더 많이 할애하고 실제로 중요한 일을 실행하는 계획을 세우고 실천해야 한다.
ㆍ 전통적인 시간관리 기법에서 빠트린 것 / 89쪽

상황이 바뀌어도 계속하는 힘을 주는 것이 계획이다. 계획을 세우면 실행하는 동안 고민하는 시간이 줄어들기 때문에 결과적으로 더 빠른 시간에 목표를 달성할 수 있다. 확실한 목표, 구체적인 계획, 순조로운 진행의 결과로 여유가 생긴다. 이처럼 선순환이 이루어지면 스트레스가 줄어들고 변화나 돌발 상황에 대처하는 능력도 생긴다. 여유가 생기면 다음에 무엇을 할지 더 깊게 생각할 수 있어서 다음 일, 그다음 일을 할 때 구체적인 계획을 세울 수 있다.
ㆍ 계획의 효율과 효과를 높이는 4단계 / 135쪽

출판사 서평

모든 일에는 계획이 필요하다
어떤 일이든 기한 안에 완료하려면 계획이 필요하다. 계획에는 할 일과 일정 외에도 다양한 정보가 있다. 계획을 세우면 할 수 있는 일과 할 수 없는 일이 명확해진다. 일을 진행하는 과정도 한눈에 볼 수 있고 아이디어를 구체화하는 데 도움이 된다. 계획을 세우면 일을 하는 데 필요한 에너지와 아이디어를 얻을 수 있다. 계획은 필요 없는 일로 시간을 낭비하지 않도록 가이드 역할을 한다. 계획이 중요하다는 걸 알지만 우리는 계획을 세우는 방법을 배운 적도 없고 계획을 세우는 데 익숙하지 않다. 그래서인지 많은 사람들은 계획을 세우지 않는다. 심지어 회사에서도 계획을 세우지 않는다. 계획을 세워야 일을 제 때 끝낼 수 있다. 시간의 효율, 일의 완성도를 중요하게 생각한다면 계획은 필수다.

과학적으로 증명된, 현실적인 시간관리 방법론을 실행한다
시간관리의 대가들이 계획을 세우고 철저하게 시간을 활용한 사례를 보면 감탄이 저절로 나온다. 새벽 3시에 일어나서 모두가 잠든 시간에 중요한 일을 끝낸다는 사람도 있고 일과를 15분 단위로 쪼개서 낭비하는 시간 없이 하루를 사는 사람도 있다. 퇴근 후 여유 시간과 주말을 이용해서 특정 분야에 전문가가 된 사람도 있다. 노력하면 이런 사람들이 했던 것처럼 시간을 알차게 이용할 수 있다. 하지만 시간관리의 대가들이 했던 방법으로 시간을 활용하는 건 생각만큼 쉽지 않다.
《계획 세우기 최소원칙》에는 엄청난 인내와 노력을 요구하는 대가들의 시간관리보다 과학적으로 증명된 사실에 기초한 현실적인 시간관리 방법론을 담았다.

[책속으로 추가]

진짜 문제는 일의 우선순위가 아니다. 그 일을 실제로 하는 것이다. 우선순위는 궁극적인 목표를 달성하기 위한 행동을 기준으로 정해야 한다. 중요도와 긴급성에 따라 우선순위를 정하는 것만큼 실행도 중요하다. 시간관리에 성공하려면 중요한 일에 시간을 더 많이 할애하고 실제로 행동할 수 있는 계획을 세워야 한다. 할 일 목록에서 일을 하나만 완료했다 하더라도 그 일이 가장 중요한 일이라면 덜 중요한 일, 중요하지 않은 일을 하느라 시간을 보내는 것보다 낫다.
ㆍ 실제로 그 일을 하는 게 중요하다 / 171쪽

회사에서 집중근무시간을 제도로 만드는 것도 외적 방해요인을 제거하기 위해서다. 이메일과 메신저, SNS를 확인하는 시간은 하루에 두세 번 정도로 정해두면 집중력을 유지하는데 도움이 된다. 특히 이메일과 SNS는 하루에 한두 번만 확인해도 업무에 큰 지장을 주지 않는다. 메시지가 수신되면 즉시 확인해야 한다고 생각하는 사람이 많은데 매우 급하거나 중요한 일은 메시지로 보내지 않는다. 집중력을 연구하는 학자들은 스마트폰을 진동으로 해두기 보다 아예 꺼두라고 권한다. 하지만 현실적으로 스마트폰을 끄기는 어렵다. 메신저와 SNS를 확인하는 것도 습관이다.
ㆍ 방해요인 제거하기 / 187쪽

계획된 우연의 이론은 관심이 있는 일을 꾸준히 접하고 배우면 잠재된 능력이 발휘되고 그 과정을 즐기다 보면 우연한 기회에 절호의 찬스를 잡을 수 있다는 것이다. 우연한 기회에 절호의 찬스를 잡으려면 계획과 열린 자세가 필요하다. 계획된 우연의 이론에서 성공의 기회를 잡는 사람은 우연한 기회를 수동적으로 기다린 사람이 아니라 많은 사건을 경험하기 위해서 적극적으로 계획하는 사람이다.
ㆍ 계획한 대로 꾸준히 실천하면 기회가 생긴다 / 204쪽

활력을 높이는 방법은 단순하다. 잠을 충분히 자고 제때 식사를 한다. 운동도 꾸준히 한다. 정신을 맑게 해주는 산책, 휴식, 요가를 일상적으로 실천하면 최상의 업무 능력을 유지할 수 있다. 최고의 자리에 오른 사람들은 바쁜 일정에도 충분히 잠을 자고 아무리 바빠도 운동을 거르지 않는다. 운동을 하면 신체적, 정신적으로 건강해진다는 걸 알고 있다. 누구든지 중요하다고 생각하는 일에는 반드시 시간을 낸다. 운동은 다른 어떤 일보다 중요하다.
ㆍ 실행을 지속하는 힘 / 218쪽

타이머로 시작하는 시간과 끝나는 시간을 정해두면 집중력이 향상된다. 시험 전날 벼락치기가 가능한 것도 놀라운 집중력이 발휘되기 때문이다. 직장에서도 마찬가지다. 기한이 한참 남아있으면 일이 매우 더디게 진행된다. 하지만 기한이 임박하면 제자리걸음만 하던 일이 일사천리로 진행된다. 처음에는 해낼 수 없을 것 같은 일도 막상 발등의 불이 되면 엄청난 집중력을 발휘해서 끝낸다. 이것이 ‘ 마감 효과’다. 시간을 제한해서 뇌에 적절한 긴장감을 주어 집중력을 높이는 방법이다.
ㆍ 마감효과를 노리면서 할 일을 미룬다 / 228쪽

의도적으로 여운을 남기는 것을 ‘ 자이가르닉 효과’라고 한다. 하던 일을 끝마치지 않고 중간에 쉬면 머리에는 일에 대한 생각으로 가득하다. 쉬는 동안에도 끝마치지 않은 일을 생각한다.

작가정보

저자(글) 정경수

기자, 기획자, 강사, 작가로 일하면서 다양한 분야의 콘텐츠를 만든다. 콘텐츠를 만드는 일은 대부분 마감 일정을 꼭 지켜야 한다. 잡지와 책은 출간 일정을 맞춰야 하고 강의도 일정이 정해져 있다. 기한 내에 프로젝트를 완료하기 위해서 늘 계획을 세우고 실행하고 수정하고 다시 실행하는 일을 반복한다. 계획을 세우는 방법을 공부하고 시간관리 대가들의 비법을 직접 실행하면서 진짜 실행 가능한, 과학적으로 증명된 계획과 실행의 원칙을 배웠다. 기획자가 알고 있는 지식만큼 깊이 있는 콘텐츠가 나온다는 신념에 따라 다양한 방법론을 실행하며 배운 계획과 목표, 시간관리 원칙을 이 책에 담았다.
콘텐츠 기획사 ‘마이크로트렌드’를 운영하며 출판, 사보, 전자책을 제작하고 직무능력 향상 교육을 한다. 책, 잡지, 사보, 웹진 등 다양한 매체를 통해서 정보를 공유하고 콘텐츠를 유통하는 일을 한다. 현대로템, 오리온그룹, 건강관리협회, 수자원공사, 농어촌공사, EMC, 어도비 등의 기업·기관의 사보와 웹진에 글을 썼다. 서울시 인재개발원, 한국HRD 교육센터, 경영자독서모임 MBS, 강원랜드 복지재단 등에서 직무능력 향상 강의를 했다.
국립도서관에서 사회과학 분야 최다 대출자로 선정되었고 구립도서관에서는 ‘책 읽는 가족’으로 선정될 정도로 책을 가까이한다. 많은 사람들과 유용한 지식을 공유하기 위해 ‘지식전달자 정경수’ 브런치와 ‘마이크로트렌드 밑줄긋기’ 페이스북을 운영하고 있다. 지은 책으로는 《문서작성 최소원칙》, 《일머리 공부머리 똑똑한 머리 만들기》, 《생활밀착형 미래지식 100》, 《휴식, 노는 게 아니라 쉬는 것이다》, 《사용자 정의 독서법》 등이 있다.

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